Thursday, December 20, 2012

ดาวน์โหลด Quick Office for iPad ฟรี!! สำหรับลูกค้า Google Apps for Business

หลังจากที่ Google ได้เข้าซื้อ Quickoffice ไม่นาน Google ก็ได้ปล่อยโปรแกรม Quickoffice ซึ่งเป็นโปรแกรมสำหรับทำงานกับเอกสาร Microsoft Office พวก Word, Excel และ Powerpoint บน iPad, iPhone และ Android ได้โดยตรง



Quickoffice ตัวนี้จะเป็นเวอร์ชันพิเศษ สำหรับลูกค้า Google Apps for Business ให้ download ไปใช้งานได้ฟรี และรองรับระบบ 2-step verification โดย ณ ตอนนี้จะเป็น Quickoffice เวอร์ชันบน iPad ส่วนเวอร์ชันสำหรับ iPhone และ Android กำลังตามมาในเร็วๆนี้



สำหรับใครที่ใช้งาน Google Apps for Business ก็กดเข้าไป download กันได้เลย ส่วนท่านอื่นๆก็สามารถใช้งาน Quickoffice Pro HD ได้เหมือนเดิม (แต่ไม่ฟรีนะ)
Quickoffice - Exclusively for Google Apps for Business - Free
Quickoffice Pro HD - 7.99 USD

Quickoffice เวอร์ชันพิเศษนี้จะสามารถเปิดเอกสารใน Google Drive ได้โดยตรง หากใน Google Drive มีเอกสาร Microsoft Office อยู่ก็สามารถเรียกดูและแก้ไขได้ทันที



นอกจาก Quickoffice บน iPad แล้ว Google ยังรวมเทคโนโลยีของ Quickoffice มาเพิ่มประสิทธิภาพในการแปลงเอกสารจากฟอร์แมต Microsoft Office เป็น Google documents ให้ดียิ่งขึ้น

ภาพซ้าย: ผลลัพธ์การการแปลงไฟล์แบบเดิม
ภาพขวา: ผลลัพธ์จากการพัฒนาระบบการแปลงไฟล์
การเพิ่มความสามารถในส่วนนี้ น่าจะช่วยให้องค์กรที่มีการทำงานในรูปแบบ mobile (มี user ที่ทำงานผ่าน mobile, tablet) มีความได้เปรียบมากยิ่งขึ้น สำหรับลูกค้าที่ใช้ Google Apps อยู่แล้วก็สามารถรับประโยชน์จากตรงนี้ได้ทันที องค์กรใดที่สนใจนำ Google Apps ไปใช้งาน สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.tangerine.co.th/apps-overview หรือติดต่อมาที่ google@tangerine.co.th ครับ

ที่มา: Google Enterprise Blog

Monday, December 3, 2012

เทคนิคการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ (สูงสุด 10 GB) ทางอีเมล

สำหรับผู้ที่ใช้งาน Google Apps อยู่นั้น หากต้องการแนบไฟล์ไปกับอีเมล สามารถส่งอีเมลขนาดสูงสุดได้ 25 MB ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับฝั่งผู้รับด้วย ว่าสามารถรับเมลได้สูงสุดที่ขนาดเท่าไร

ในกรณีที่เราต้องการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ไปทางอีเมล สามารถใช้ Google Drive ซึ่งเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลขนาด 5 GB (สามารถเพิ่มได้สูงสุด 16 TB) เพื่อ upload ไฟล์ดังกล่าว และแนบ link เข้าไปในอีเมลแทนการแนบไฟล์เข้าอีเมลโดยตรง ขนาดของอีเมลจึงไม่ใหญ่ตามขนาดไฟล์ ไม่ต้องกลัวว่าเมลจะไปไม่ถึงผู้รับ (เพราะอีเมลมีขนาดใหญ่เกินที่กำหนด) นอกจากนี้ Google Drive ยังรองรับไฟล์ขนาดสูงสุด 10 GB

สามารถตรวจสอบพื้นที่ของ Drive ได้จากหน้า Settings

การ upload ไฟล์เข้า Google Drive นั้น สามารถทำได้หลายวิธีคือ upload จากหน้าเวบ หรือนำไฟล์ไปวางใน folder Google Drive (ต้องมีการติดตั้งโปรแกรม Google Drive) ล่าสุด ทาง Google ได้เพิ่มความสามารถให้ผู้ใช้สามารถ upload ไฟล์เข้า Google Drive ได้จากหน้า compose ของ Gmail
(หมายเหตุ: ความสามารถนี้รองรับกับหน้าต่าง compose แบบใหม่เท่านั้น)

คำสั่งสำหรับเพิ่มไฟล์แนบเข้า Drive
สามารถเลือกไฟล์จาก Drive หรือ upload ไฟล์ใหม่จากเครื่องได้โดยตรง

เมื่อ upload ไฟล์หรือเลือกไฟล์เสร็จเรียบร้อย จะปรากฏ link ไปยังไฟล์นั้นๆในหน้า  compose  โดยไฟล์ที่ upload ขึ้นไปใหม่จะมี permission เป็น private โดยปริยาย


เมื่อกดส่งอีเมล ระบบจะแจ้งเตือนในกรณีที่ผู้รับไม่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ และแสดงหน้าต่างสำหรับปรับสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์นั้นๆ
ข้อดึของการแนบไฟล์ด้วย Google Drive
  • อีเมลขนาดปกติ ไม่ใหญ่ตามขนาดไฟล์ ผู้รับสามารถรับเมลได้ตามปกติ
  • สามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่หากันได้ ไม่ถูกจำกัดด้วยขนาดอีเมล
  • สามารถจำกัดสิทธิ์การใช้งานไฟล์เป็นรายบุคคลได้
  • สามาระปรับเปลี่ยนสิทธิ์การใช้งานได้ตลอดเวลา (เช่น ให้สิทธิ์ edit และปรับ view ทีหลัง)
  • กรณีที่ต้องส่งไฟล์เดียวกันอีก สามารถเลือกจาก Drive ได้เลย ไม่ต้องมา upload ไฟล์ขึ้นไปใหม่
  • หากมีการปรับปรุงข้อมูลในไฟล์ที่แนบไป ทุกคนจะสามารถเข้าถึงไฟล์ปัจจุบันได้ทันที ไม่ต้องคอยส่งไฟล์ใหม่ตลอดเวลา





Tuesday, October 23, 2012

เดินชม Google data center ด้วย street view

Google Data center คือเบื้องหลังของบริการต่างๆจาก Google เช่น Google Apps for Business ที่เป็น messaging and collaboration platform (มี mail, calendar, document เป็นหลัก) สำหรับองค์กร ข้อมูลของผู้ใช้งานบริการต่างๆจาก Google จะถูกส่งมาประมวลผล และเก็บรักษาไว้ที่ศูนย์ข้อมูลเหล่านี้

Google Apps บริการ messaging and collaboration สำหรับองค์กร 

องค์กรที่มีการใช้งาน Google Apps for Business นั้นไม่จำเป็นต้องมีศูนย์ข้อมูลของตนเอง (เปรียบเสมือนการ outsource ระบบ messaging and collaboration ให้ Google เป็นคนจัดการให้) ซึ่งการมีศูนย์ข้อมูลนั้นหมายถึง ค่าใช้จ่ายที่ต้องลงทุนไปกับอุปกรณ์ต่างๆ ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ และค่าใช้จ่ายประจำ (เช่น ค่าไฟ ค่าแอร์ ค่าบำรุงรักษา และความเสียหายต่อธุรกิจในกรณีที่เกิดระบบเกิด downtime )

ศูนย์ข้อมูลที่อยู่เบื้องหลังการทำงานของ Google services

ก่อนหน้านี้ Google ได้เผยแพร่วีดีโอที่แสดงให้เห็นถึงระบบรักษาความปลอดภัยต่างๆของศูนย์ข้อมูล Google เราจะเห็นระบบรักษาความปลอดภัยหลายรูปแบบ รวมไปถึงการเก็บรักษาข้อมูลและการทำลาย harddisk เมื่อหมดอายุการใช้งาน สามารถเข้าไปดูข้อมูลได้ที่นี่


ล่าสุด Google ได้เผยแพร่ข้อมูลซึ่งเป็นการเยี่ยมชมภายในอาคารศูนย์ข้อมูล และบริเวณโดยรอบ ผ่านมุมมองแบบ street view ที่ให้ประสบการณ์เหมือนเรากำลังเดินอยู่ในศูนย์ข้อมูลนั้นๆ


บรรยากาศภายในสำนักงานจะมีการตกแต่งให้ดูน่าสนุก (ในที่นี่จะเป็นรูปแบบของรถแข่ง ซึ่งคาดว่าแต่ละที่ก็จะมีการตกแต่งเป็นลักษณะเฉพาะของตนเอง) มีเครื่องดื่มและขนมเตรียมพร้อมไว้ให้ และยังมีมุมสันทาการสำหรับการพักผ่อนอีกด้วย

โต๊ะปิงปอง วางคู่กับโต๊ะพูล

มุมนี้มีเกมดนตรีพร้อมอุปรณ์ครบ และโต๊ะโกลสำหรับวัดพลังข้อมือ

มี scooter เพื่อความรวดเร็วในการสัญจรในพื้นที่ขนาดกว้าง

กองทัพโคลนมาช่วยอารักขาศูนย์ข้อมูลให้ Google (ฮา)

ก่อนเข้าเขตเสียงดัง อย่าลืมใส่ที่กันหูนะครับ

หากพร้อมแล้ว สามารถเข้าไปเคาะประตูทางเข้าได้ที่นี่เลยครับ
ป.ล. หากพบเห็นจุดสังเกตุต่างๆภายใน data center ก็สามารถมาพูดคุยกันได้ที่ comment ด้านล่างนี้เลยนะครับ

---
www.tangerine.co.th
google@tangerine.co.th

Monday, October 1, 2012

การปรับแต่ง Google Apps ในเบื้องต้น

Google Apps นั้น เป็นบริการ Software as a Service จาก Google ที่คอยให้บริการด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน (messaging & collaboration) สำหรับองค์กร โดยระบบเบื้องหลังของบริการนี้ จะดูแลโดย Google ทำให้องค์กรสามารถใช้งานบริการเหล่านี้ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาและทรัพยากร เพื่อมาดูแลและคอยจัดการส่วนต่างๆเหล่านี้

Google จะดูแลจัดการ infrastucture ต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้ Google Apps สามารถใช้งานได้ตลอดเวลา และสะดวกรวดเร็ว

ผู้ดูแลระบบสามารถปรับแต่งการใช้งานส่วนต่างๆ ของ Google Apps เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์กรได้ โดยจัดการผ่านหน้า control panel ซึ่งสามารถเข้าใช้งานได้จาก URL www.google.com/a/your_domain (เปลี่ยน your_domain เป็นโดเมนที่ใช้งาน Google Apps)

บทความนี้จะแนะนำการปรับแต่ง Google Apps ผ่าน control panel (เฉพาะผู้ดูแลระบบที่ได้สิทธิ์เท่านั้น) เหมาะสำหรับผู้ดูแลระบบ ที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งานครั้งแรก โดยมีส่วนที่ควรเข้าไปปรับแต่งดังต่อไปนี้

ใส่ข้อมูล Organization name

โดยไปที่ Domain settings > General > Organization name และระบุชื่อขององค์กรลองในช่อง ชื่่อที่ระบุนั้นจะปรากฏอยู่ที่หน้า login ดังภาพ

ชื่อองค์กรที่ระบุในช่อง Organization name จะปรากฏที่หน้า login


ใส่ข้อมูล Primary administrator account และ Secondary email address

โดยไปที่ Domain settings > General > Contact information > Primary administrator account เพื่อระบุ account ที่เป็น admin ขององค์กร (ต้องเป็น account ที่มีอยู่ใน Google Apps และ ได้สิทธิ์ admin)

จากนั้น ไปที่ Domain settings > General > Contact information > Secondary email address เพื่อระบุ email address ที่อยู่นอกโดเมน สำหรับกรณีที่ admin ลืม password ระบบจะแจ้งวิธีการไปยัง email address ดังกล่าว

Enable SSL

การเปิดใช้งาน SSL จะเป็นการบังคับให้ใช้งาน Secure Socket Layer (SSL) เมื่อ user เข้าใช้งาน Gmail, Calendar, Docs และ Sites โดย SSL เป็นการเข้ารหัสข้อมูลก่อนการส่งข้อมูลไปยัง server เพื่อความปลอดภัยในการใช้งาน

วิธีการเปิดใช้งาน SSL ให้ไปที่ Domain settings > General > SSL > Enabel SSL

การใช้งานของ user จะถูกบังคับให้ใช้งานผ่าน https: ที่มีการเข้ารหัสข้อมูล เพื่อความปลอดภัย

Upload custom logo

องค์กรที่ใช้งาน Google Apps สามารถ upload logo ขององค์กร เพื่อแสดงในหน้า service ต่างของ Google Apps ได้

Logo ที่ upload ขึ้นไปจะแสดงที่หน้า login
Logo ขององค์กร จะแสดงอยู่ที่ด้านบนซ้ายของ service แต่ละตัว (ตัวอย่างในรูปคือ Mail)
วิธีการ upload logo ให้ไปที่ Domain settings > Appearance > Header logos > Custom logo โดยไฟล์ที่ upload นั้นควรจะมีขนาด 143 x 59 pixels สกุล PNG หรือ GIF (ควรปรับพื้นหลังของ logo ให้เป็นแบบโปร่งใส เพื่อให้รองรับกรณีที่ user เปลี่ยน theme)

ตัวอย่างหน้าจอการ upload custom logo

ปรับแต่ง URL สำหรับเข้าใช้งาน mail

โดยปกติ user สามารถเข้าใช้งาน Google Apps ได้ 2 ช่องทางคือ
  1. ทาง gmail.com (ต้องใส่ username เต็ม คือมี @domain ด้วย)
  2. mail.google.com/a/your_domain (ไปที่หน้า login ขององค์กร)
นอกจากนี้ admin ยังสามารถทำ custom URL เพื่อให้ user พิมพ์ URL ขององค์กร และ redirect ไปที่หน้า login ขององค์กรได้ เช่น ต้องการให้ user เข้าใช้งานผ่าน mail.yourdomain.com 

วิธีการทำ custom URL 
  1. ไปที่ Settings > Email > General > Web address > Change URL 
  2. ที่หน้า Change URL for Email ให้ใส่ URL ที่ต้องการ (ใส่เป็นคำว่าอะไรก็ได้ เช่น mail)
  3. กด Save changes
  4. จะปรากฏขั้นตอนเพื่อสร้าง CNAME record บนโดเมนนั้น (หากไม่แน่ใจในขั้นตอนนี้ ให้ติดต่อไปยัง domain hosting โดยอาจจะ capture หน้าจอแสดงขั้นตอนส่งไปให้ทาง domain hosting จัดการต่อ)
  5. กดปุ่ม I've completed these steps
หากดำเนินการถูกต้อง เมื่อพิมพ์ URL ที่ตั้งค่าไว้ (จากตัวอย่าง คือ mail.yourdomain.com) ระบบจะ redirect ไปที่หน้า login หรือหน้า mail ให้โดยอัตโนมัติ

เปิดใช้งาน 2-step verification

admin สามารถเปิดความสามารถ 2-step verification เพื่อเป็นทางเลือกให้ user สามารถใช้งาน Google Apps ได้อย่างปลอดภัยมายิ่งขึ้น โดยไปที่ Advanced tools > Authentication > Two-step verification > Allow users to turn on 2-step authentication

ขั้นตอนที่แนะนำมาทั้งหมดนี้ สามารถเลือกทำตามเพียงบางส่วนหรือทั้งหมดก็ได้ แล้วแต่ความเหมาะสมของแต่ละองค์กร สำหรับเนื้อหาในการปรับแต่งส่วนอื่นๆ สามารถศึกษาได้จาก link Customize the user experience

---
www.tangerine.co.th/apps-overview

google.support@tangerine.co.th

Monday, September 3, 2012

ความสามารถใหม่ของ Google+ สำหรับองค์กร

Google+ เป็นส่วนหนึ่งในชุด Google Apps ความสามารถหลักๆคือเป็น social network สำหรับผู้ใช้งาน Google Apps สามารถ post ข้อความ รูปภาพ วีดีโอ สถานที่ และเปิดให้ผู้อื่นเข้ามาแสดงความเห็นกันได้

การ post ข้อความ สามารถเลือกจำกัดได้ว่าต้องการให้ใครเห็น post ของเราบ้าง

ความสามารถตัวหนึ่งซึ่งเป็นจุดเด่นของ Google+ ก็คือ Hangouts ซึ่งเป็นระบบการทำ video conference แบบหลายบุคคล องค์กรสามารถนำ Hangouts มาใช้สำหรับจัดประชุมทางไกล ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้จำนวนมาก

Google+ Hangouts จะช่วยให้ผู้ใช้ สามารถคุยกันผ่านวีดีโอ และสามารถเปิดเอกสารของ Google Docs เพื่อแก้ไขข้อมูลได้ใน Hangouts และยังสามารถแสดงหน้าจอของผู้ใช้งานให้กับผู้อื่นดูได้พร้อมกันอีกด้วย (เช่น เปิดไฟล์ presentation ให้ผู้อื่นดูพร้อมกัน)

Hangouts พร้อมกับแก้ไขเอกสารใน Google Docs

ทีมงาน Google+ ประกาศเพิ่ม feature ใหม่ที่ออกแบบมาสำหรับการใช้งานในธุรกิจโดยเฉพาะ ลูกค้า Google Apps สามารถใช้งานความสามารถใหม่นี้ได้ฟรี จนถึงสิ้นปี ค.ศ.2013 ความสามารถที่เพิ่มขึ้นมามีดังนี้

Private sharing for your organization

ผู้ใช้งาน Google+ สามารถควบคุมเนื้อหาได้โดยเลือก restricted posts ซึ่งจะทำให้ post นั้นๆ ไม่สามารถแชร์ให้กับคนนอกองค์กรได้

ผู้ใช้งานสามารถเลือกจำกัด post ไว้ภายในองค์กรได้

Video meetings integrated with Gmail, Calendar and Docs

Google+ Hangouts สามารถทำ video conference ได้พร้อมกัน 10 คน นอกจากนี้ยังสามารถเปิด Google Docs และแก้ไขเอกสารได้จากหน้า Hangouts ตอนนี้เราสามารถเพิ่ม Hangouts เข้ามาใจ calendar event ได้แล้ว ทำให้ผู้ร่วมประชุมสามารถเข้าใช้ Hangouts ได้โดยตรงจาก invites (ระบบจะส่งไปทางเมล) หรือจากหน้า calendar

สามารถเข้าร่วม Hangous ได้จาก calendar โดยตรง

Administrative Controls

ผู้ดูและระบบของ Google Apps สามารถเลือกค่าเริ่มสำหรับ post ของผู้ใช้งานในโดเมนได้ และยังสามารถจำกัดการใช้งาน Hangouts สำหรับผู้ใช้งานในโดเมนเท่านั้น (ผู้ใช้งานนอกโดเมนจะต้องถูกเชิญให้เข้าร่วม Hangouts นั้นๆ)

ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าการใช้งาน Google+ สำหรับองค์กรได้

ที่มา: Official Google Enterprise Blog

Thursday, June 21, 2012

ทำความรู้จักกับ 2-step verification

ทุกวันนี้ เราเข้าใช้บริการ online ต่างๆมากมาย ไม่ว่าจะเป็น บริการ e-mail เช่น gmail, hotmail, yahoo หรือเครือข่ายสังคมเช่น facebook, Google+ บริการต่างๆเหล่านี้อยู่ใน internet นั่นหมายความว่า เราสามารถเข้าใช้งานบริการนั้นๆได้จากทุกที่ (ที่เชื่อมต่อ internet ได้)

การเข้าใช้บริการเหล่านี้จำเป็นต้องมีการยืนยันตัวตน เพื่อเข้าถึงข้อมูลใน account ของเรา ในการยืนยันตัวตน ระบบไม่สามารถรับรู้ได้ว่าเราคือใคร มีสิทธิ์หรือไม่ (เพราะมันรู้จักเราผ่าน mouse และ keyboard)  ดังนั้นจึงต้องมีการถาม 'สิ่งที่เรารู้' ซึ่งนั่นก็คือ username และ password ของ account เราเรานั่นเอง


การยืนยันตัวตนด้วย username และ password

การใช้ 'สิ่งที่เรารู้' เพื่อยืนยันตัวตนนั้น สามารถมั่นใจได้ว่า ถ้าเรารู้และยังจำได้ เราก็สามารถเข้าใช้งานได้ ถ้าจำไม่ได้ก็ไม่สามารถเข้าใช้งานได้ แต่ในทางกลับกัน หากมีผู้อื่นรู้ใน 'สิ่งที่เรารู้' บุคคลนั้นก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลในบัญชีผู้ใช้ของเราได้เช่นกัน วิธีการป้องกันคือเก็บ 'สิ่งที่เรารู้' ไว้ให้เป็นความลับมากที่สุด และทำให้ผู้อื่นเดาได้ยาก (แต่ต้องอย่าลืมว่า เราก็ต้องจำได้ด้วย) ลองดูคำแนะนำเกี่ยวกับการสร้าง password ได้จาก Stay safe online: Passwords


ผู้ให้บริการบางราย จึงมีการเพิ่มความปลอดภัยให้กับระบบยืนยันตัวตน โดยการเพิ่ม factor เข้าไปอีกตัวหนึ่ง เพิ่มจาก 'สิ่งที่เรารู้' นั่นก็คือ 'สิ่งที่เรามี' ในระบบยืนยันตัวตนของ Google จะเรียกว่า 2-step verification ซึ่งจะทำการผูกเบอร์โทรศัพท์ของเราเข้ากับบัญชีผู้ใช้ การจะเข้าใช้งานจะต้องมีการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน นั่นก็คือ username/password และ code พิเศษ ที่จะส่งมาที่โทรศัพท์ของเรา


สำหรับใครที่เป็นแฟนการ์ตูนเรื่อง one piece จะมีอยู่ตอนหนึ่ง ที่คนนอกกลุ่มมีความสามารถในการปลอมหน้าสมาชิกทุกคนในกลุ่ม ดังนั้นการจะยืนยันตัวตนในสถานการณ์นี้ได้ จำเป็นต้องสร้าง factor เพิ่มขึ้นมาโดยที่ไม่ให้คนนอกกลุ่มรู้

กลุ่มโจรสลัดหมวกฟาง ใช้ 2-step verification เป็นสัญลักษณ์ที่ข้อมือ

ผู้ใช้งาน ที่มี Google Account อยู่แล้ว สามารถเปิดใช้งาน 2-step verification ได้จากหน้า account setting สำหรับ admin ที่ดูแลระบบ Google Apps นั้น ตอนนี้ Google Apps สามารถเลือกกลุ่มของ user ที่เราจะบังคับใช้ 2-step verification นี้ได้ด้วยครับ
Google Apps Blog: Ability to enforce 2-step verification for users

---
www.tangerine.co.th