Monday, December 3, 2012

เทคนิคการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ (สูงสุด 10 GB) ทางอีเมล

สำหรับผู้ที่ใช้งาน Google Apps อยู่นั้น หากต้องการแนบไฟล์ไปกับอีเมล สามารถส่งอีเมลขนาดสูงสุดได้ 25 MB ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับฝั่งผู้รับด้วย ว่าสามารถรับเมลได้สูงสุดที่ขนาดเท่าไร

ในกรณีที่เราต้องการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ไปทางอีเมล สามารถใช้ Google Drive ซึ่งเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลขนาด 5 GB (สามารถเพิ่มได้สูงสุด 16 TB) เพื่อ upload ไฟล์ดังกล่าว และแนบ link เข้าไปในอีเมลแทนการแนบไฟล์เข้าอีเมลโดยตรง ขนาดของอีเมลจึงไม่ใหญ่ตามขนาดไฟล์ ไม่ต้องกลัวว่าเมลจะไปไม่ถึงผู้รับ (เพราะอีเมลมีขนาดใหญ่เกินที่กำหนด) นอกจากนี้ Google Drive ยังรองรับไฟล์ขนาดสูงสุด 10 GB

สามารถตรวจสอบพื้นที่ของ Drive ได้จากหน้า Settings

การ upload ไฟล์เข้า Google Drive นั้น สามารถทำได้หลายวิธีคือ upload จากหน้าเวบ หรือนำไฟล์ไปวางใน folder Google Drive (ต้องมีการติดตั้งโปรแกรม Google Drive) ล่าสุด ทาง Google ได้เพิ่มความสามารถให้ผู้ใช้สามารถ upload ไฟล์เข้า Google Drive ได้จากหน้า compose ของ Gmail
(หมายเหตุ: ความสามารถนี้รองรับกับหน้าต่าง compose แบบใหม่เท่านั้น)

คำสั่งสำหรับเพิ่มไฟล์แนบเข้า Drive
สามารถเลือกไฟล์จาก Drive หรือ upload ไฟล์ใหม่จากเครื่องได้โดยตรง

เมื่อ upload ไฟล์หรือเลือกไฟล์เสร็จเรียบร้อย จะปรากฏ link ไปยังไฟล์นั้นๆในหน้า  compose  โดยไฟล์ที่ upload ขึ้นไปใหม่จะมี permission เป็น private โดยปริยาย


เมื่อกดส่งอีเมล ระบบจะแจ้งเตือนในกรณีที่ผู้รับไม่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ และแสดงหน้าต่างสำหรับปรับสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์นั้นๆ
ข้อดึของการแนบไฟล์ด้วย Google Drive
  • อีเมลขนาดปกติ ไม่ใหญ่ตามขนาดไฟล์ ผู้รับสามารถรับเมลได้ตามปกติ
  • สามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่หากันได้ ไม่ถูกจำกัดด้วยขนาดอีเมล
  • สามารถจำกัดสิทธิ์การใช้งานไฟล์เป็นรายบุคคลได้
  • สามาระปรับเปลี่ยนสิทธิ์การใช้งานได้ตลอดเวลา (เช่น ให้สิทธิ์ edit และปรับ view ทีหลัง)
  • กรณีที่ต้องส่งไฟล์เดียวกันอีก สามารถเลือกจาก Drive ได้เลย ไม่ต้องมา upload ไฟล์ขึ้นไปใหม่
  • หากมีการปรับปรุงข้อมูลในไฟล์ที่แนบไป ทุกคนจะสามารถเข้าถึงไฟล์ปัจจุบันได้ทันที ไม่ต้องคอยส่งไฟล์ใหม่ตลอดเวลา