Saturday, December 21, 2013

การใช้งาน video conference ด้วย Hangouts video calls


Google+ Hangouts เป็นระบบการสื่อสารที่ผู้ใช้งานสามารถสื่อสารด้วยตัวอักษร (text chats) เสียง (audio calls) หรือภาพเคลื่อนไหว (video calls) สามารถใช้งานได้หลายช่องทาง ทั้งจากหน้าเวบ (Gmail, Google+ หรือ Chrome extention) และผ่าน app Hangouts บน Android, iOS ผู้ใช้สามารถสนทนาได้อย่างต่อเนื่องในทุกอุปกรณ์ (ช่วยให้ข้อความที่เคยคุยใน Hangouts ไม่ว่าจะคุยจากอุปกรณ์ไหน จะสามารถดูย้อนหลังได้บนทุกอุปกรณ์)

สามารถใช้งาน Google+ Hangouts ได้อย่างต่อเนื่องในอุปกรณ์ที่หลากหลาย

การทำ Hangouts video calls เป็นความสามารถหนึ่งของ Google+ Hangouts สามารถมีผู้ร่วมประชุมพร้อมกันได้ 10 บัญชี (กรณีที่ admin เปิดใช้งาน Google+ premium features จะได้สูงสุด 15 บัญชี) โดยการใช้งาน video calls แบบหลายคน ผู้ใช้แต่ละคนจะต้องมี Google+ profile หากผู้ใช้งานไม่มี Google+ profile จะยังสามารถใช้งาน video calls แบบ 1:1 ได้อยู่และจะถูกจำกัดความสามารถบางส่วน)

Hangouts video calls หนึ่งในความสามารถของ Google+ Hangouts
 
Hangouts video calls สามารถใช้งานผ่าน browser บน PC (ติดตั้ง plugin ได้ที่นี่) หรือผ่าน application "Hangouts" บน Android และ iOS

Hangouts บน Android
Hangouts บน iOS

สำหรับ Hangouts บน PC จะมีความสามารถเพิ่มเติม ที่ช่วยให้การทำ video calls มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น ทั้งการ share  หน้าจอของผู้ใช้งาน (สามารถเลือกเป็นหน้าต่างได้) การเปิด Google Drive ในหน้า Hangouts เพื่อทำงานร่วมกันระหว่าง video calls (รวมถึงลูกเล่นเพื่อเพิ่มสีสันในการคุย ด้วยการเติมอุปรณ์ตกแต่งต่างๆ)

effect หนวดใน Hangouts

การเริ่มต้น video calls จากหน้าต่าง chat


ในหน้า Gmail บริเวณ chat panel ให้กดรายชื่อที่ต้องการ เพื่อเปิดหน้าต่าง chat และกดที่ปุ่มรูปวีดีโอ

สามารถเริ่ม video calls จากหน้า Gmail ได้ทันที

หากต้องการเชิญผู้อื่นมาเข้าร่วม ให้กดที่ ปุ่ม invite (กรณีเป็นคนในโดเมน สามารถใช้วิธีการ copy URL ของ Hangouts นั้นๆ ส่งไปทาง chat ได้)

การนัดหมาย video calls จาก calendar event

ระหว่างการทำนัดหมายผ่าน Calendar เราสามารถเพิ่ม Video call เข้าไปใน event นั้นๆ ได้

กด Add video call ในหน้า event details ระหว่างสร้างตารางนัดหมายใน Calendar

ซึ่งผู้ที่ได้รับเชิญจะสามารถเข้าร่วม video calls ได้ผ่าน link ใน invitation email หรือ link ใน calendar event นั้นๆ

เข้าร่วม video calls ได้จากหน้า Calendar
เข้าร่วม video calls จาก link ใน email

Google+ Hangouts เป็นหนึ่งในชุด application ใน Google Apps for Business ซึ่งเป็น messaging and collaboration platform ช่วยให้องค์กรสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ สนใจเริ่มต้นใช้งาน Google Apps for Business สามารถติดต่อได้ที่
google@tangerine.co.th หรือ กรอกแบบฟอร์มที่นี่

แหล่งข้อมูล:

---

Sunday, November 24, 2013

เทคนิคการตรวจสอบและแก้ปัญหา สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business

สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business ในองค์กรต่างๆ ซึ่งเป็นผู้ที่รับผิดชอบในการดูแลระบบให้ทำงานได้เรียบร้อย สิ่งที่อยู่คู่กับการดูแลระบบก็คือการแก้ไขปัญหาในการใช้งาน ให้สามารถทำงานได้เรียบร้อยเป็นปกติ

บทความนี้จะพูดถึงเทคนิคการแก้ไขปัญหา (troubleshooting) ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการปัญหาได้ตรงจุด และรวดเร็วมากขึ้น สามารถเลือกใช้ตามสถานณการณ์ของปัญหาที่เกิดขึ้นได้เลยครับ


How to think like a troubleshooter


Define the problem

หมายถึงการระบุปัญหาที่เกิดขึ้นให้ชัดเจน ว่าปัญหาคืออะไรพร้อมบริบทของปัญหานั้น การแก้ปัญหาจะทำได้ยากมาก ถ้าเรายังไม่เข้าใจว่าปัญหาคืออะไร 

ตัวอย่างคลาสสิค คือ "ผู้ใช้ส่งอีเมลไม่ได้" ซึ่งการระบุปัญหาในรูปแบบนี้จะไม่ได้ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการแก้ไขปัญหา ถ้าลองระบุปัญหาเป็น "ผู้ใช้ pakorn.n@tangerine.co.th ส่งอีเมลไปหาปลายทาง niw@niwpopkorn.com และได้รับอีเมลตีกลับพร้อม error message 550: mailbox unavailable" ก็จะช่วยให้เห็นปัญหาได้ชัดเจนมากขึ้น และช่วยให้เราสามารถระบุสาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมด ให้เหลือน้อยลง และทดสอบปัญหาได้ง่ายขึ้น

เปรียบเทียบการระบุปัญหาที่กว้างเกินไป (แบบบน) กับการระบุปัญหาที่ชัดเจน (แบบล่าง)


Define the scope

หมายถึงการระบุว่าปัญหานั้น มีผลกระทบในวงกว้างแค่ไหน โดยการตั้งคำถามว่า How many? (ขออนุญาตใช้ภาษาอังกฤษ เพราะจะช่วยให้เห็นความเชื่อมโยงของคำถามในแต่ละประเด็น)
  • How many users affected? (only 1 or all domain)
  • How many computers?
  • How many network?
  • How many devices?
การตอบคำถามของ How many? จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของปัญหา และสามารถสรุปปัญหาในเบื้องต้นได้ เช่น 
  • หากกระทบกับผู้ใช้คนเดียว ในขณะที่คนอื่นไม่เกิดปัญหา ปัญหาอาจจะเกิดจากผู้ใช้งานตั้งค่าบางอย่างไม่ถูกต้อง
  • หากปัญหาเกิดกับคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว ปัญหาอาจจะเกิดจาก hardware หรือการตั้งค่าในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นๆ 
  • ในกรณีที่ผู้ใช้งานทั้งโดเมนเจออาการอย่างเดียวกัน ปัญหาอาจจะเกิดจากการตั้งค่าของ Google Apps ใน CPanel (admin สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนค่าได้จาก Audit log)

การตรวจสอบดูว่าปัญหาที่เกิดขึ้น กระทบกับผู้ใช้คนเดียวหรือทั้งโดเมน ช่วยให้สรุปปัญหาได้เร็วขึ้น


Reproduce

หมายถึง การทำให้เกิดปัญหาเดียวกันขึ้นมาใน environment ของเราเอง ซึ่งการ reproduce ปัญหาได้นั้นจะต้องได้ข้อมูลจากการระบุปัญหา (Define the problem) ที่ชัดเจน ข้อดีของการ reproduce ปัญหานั้น คือเราได้ข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ของปัญหา โดยไม่ต้องรอข้อมูลจากผู้ใช้ นอกจากนี้ยังช่วยให้เราระบุผลกระทบ (Define the scope) ได้อีกทางหนึ่ง


What's not the anwser?

คือการปรับมุมมองในการแก้ปัญหา แทนที่จะมุ่งหาคำตอบโดยตรง ให้ลองมองกลับกันและหาสิ่งที่ไม่ใช่คำตอบ เพื่อช่วยในการหาคำตอบต่อไป ตัวอย่างเช่น เราไม่สามารถส่งอีเมลไปหาคนคนนึงได้ คำถามก็คือ "ทำไมเราถึงส่งอีเมลไปหาคนนี้ไม่ได้?" (เป็นการหาคำตอบโดยตรง ซึ่งตอบได้ยาก) ให้ลองเปลี่ยนคำถามเป็น "ทำไมเราถึงส่งอีเมลไปหาคนอื่นๆ ได้?" (ก็จะเริ่มเห็นภาพกว้าง ว่าเรากับคนอื่นๆ ไม่มีปัญหานี้ ช่วยให้ระบุได้ง่ายขึ้น ว่าปัญหาน่าจะอยู่ตรงไหน)


Start time?

การระบุช่วงเวลาที่ปัญหาเกิดขึ้น จะช่วยให้เราสามารถใช้สอบทานได้ว่า มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นก่อนช่วงเวลานั้น ที่อาจจะส่งผลให้เกิดปัญหาขึ้นได้ เช่นมีการเปลี่ยนแปลงระบบ network ในช่วงเวลานั้น หรือ มีการเปลี่ยนการตั้งค่าใน CPanel ในช่วงเวลาก่อนเกิดปัญหาไม่นาน



Check online

ปัญหาที่เกิดขึ้นกับเรา อาจจะเกิดขึ้นกับคนอื่น และก็มีคนแก้ไขปัญหานั้นไปแล้ว ทำให้เราไม่จำเป็นต้องมานั่งแก้ปัญหานี้เอง หากเราลองค้นหาข้อมูลดูก่อน ก็อาจจะเจอวิธีแก้ปัญหาและนำมาใช้ได้ทันที แหล่งข้อมูลที่แนะนำมีดังนี้
มีความเป็นไปได้ที่ปัญหาที่เราเจอจะมีคนเจอมาก่อนและแก้ไขได้เรียบร้อยแล้ว

สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้การแก้ปัญหา มีรูปแบบมากขึ้น ช่วยให้เข้าใจปัญหาและจัดการกับปัญหาได้ง่าย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นครับ

ที่มา: Google Enterprise: YouTube


สนใจใช้บริการ Google Apps for Business ติดต่อได้ ทีนี่
email: google@tangerine.co.th
---
www.tangerine.co.th

Sunday, October 13, 2013

เทคนิคการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย zero inbox

ทุกวันนี้เราใช้งานอีเมลในการทำงานเป็นหลัก หลายๆ คนได้รับอีเมลมากมายจนอ่านไม่ทันในแต่ละวัน แน่นอนว่า หน้าที่ของเราคงไม่ใช่การอ่านอีเมล แต่เป็นการทำสิ่งอื่นๆ ที่สำคัญกว่านั้น (ซึ่งก็คือการลงมือทำงานให้บรรลุตามเป้าหมาย)

ทิปที่จะแนะนำในวันนี้ คือวิธีการใช้งานอีเมล เพื่อให้เราสามารถโฟกัสไปที่สิ่งสำคัญได้มากขึ้น เสียเวลาอ่านอีเมลน้อยลง โดยเป้าหมายคือ zero inbox ซึ่งหมายถึงการทำให้ inbox ของเราเป็น 0 ในทุกครั้งที่เราเชคอีเมล โดยใช้ label แค่ 2 ตัว ส่งผลให้ mailbox สะอาด เรียบร้อย และทำให้เราเข้าถึงอีเมลสำคัญได้สะดวกขึ้น ในเวลาน้อยลง

ขั้นตอนการทำ zero inbox มีดังนี้

  • สร้าง label ขึ้นมา 2 label ชื่อ
    1. Action
    2. Awaiting Response
  • อีเมลแต่ละฉบับ ในการอ่านครั้งแรก ให้ทำ 1 ใน 3 อย่าง ดังนี้
    1. หากเป็นอีเมลที่เราต้องลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Action
    2. หากเป็นอีเมลที่ต้องรอผู้อื่นลงมือทำ (อะไรสักอย่าง) ให้ใส่ label Awaiting Response
    3. หากเป็นอีเมลที่ไม่ต้องทำอะไร ให้ archive
  • กำหนดเวลาอ่านอีเมลวันละ 2-3 ครั้ง โดยแต่ละครั้งให้ทำ zero inbox และ
    • ใช้ label Action เป็น To-do list ที่ตนเองต้องทำ
    • ใช้ label Awaitinig Response เป็น follow up list สำหรับงานที่รอคนอื่นอยู่
    • หากงานใดใน Action และ Awatining Response สำเร็จเรียบแล้วแล้วให้ย้าย label ออก

หากใครยังไม่เห็นภาพ สามารถดูวีดีโอแนะนำได้จากด้านล่างนี้


หรือศึกษาเอกสารฉบับเต็มได้จากที่มา

ป.ล. สามารถนำทิปนี้ไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับวิธีการทำงานของคนเองได้ตามสะดวก เช่นบางคนอาจจะแบ่งหมวดหมู่ด้วย 3 label แทนที่จะมีแค่ 2 หรืออาจจะใช้การแปะดาวที่อีเมลมาช่วยใส่ priority ของอีเมลอีกขั้นหนึ่ง

สนใจเริ่มต้นใช้งาน Google Apps for Business สามารถติดต่อได้ที่ http://www.tangerine.co.th/apps-overview/contact-google-team

ที่มา: Google Apps Documentation & Support

Saturday, July 27, 2013

การใช้งาน Chrome User Profile สำหรับจัดการ Google Account หลายบัญชี

ในการใช้งาน Google Chrome นั้น เราสามารถเก็บการตั้งค่าต่างๆ (bookmarks, apps extension) ได้ด้วยการ Sign in to Chrome ข้อมูลจำพวก bookmarks, apps, extension จะ sync กับบัญชีที่เรา sign in ไว้ ทำให้เราสามารถใช้งานข้อมูลเหล่านี้ใน Google Chrome บนเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ (เช่น เครื่องที่บ้าน กับเครื่องที่ทำงาน) ได้ ด้วยการ sign in ด้วยบัญชีเดียวกัน

หากคุณกำลังใช้งาน Google Apps for Business สำหรับใช้ทำงาน และมีบัญชี @gmail.com เป็น account ส่วนตัว คุณก็จะมีชุดของ bookmarks, apps, extension ของทั้ง 2 account แยกจากกัน ถ้าหากคุณใช้งานบน browser ตัวเดียวกัน ข้อมูลของทั้ง 2 บัญชีก็จะรวมอยู่ด้วยกัน และบริหารจัดการได้ยาก

ในกรณีข้างต้น เราสามารถจัดการปัญหานี้ได้ ด้วยการสร้าง user profile ขึ้นมาบน Chrome โดยแต่ละ profile จะเก็บและ sync ข้อมูลแยกจากกัน ทำให้ข้อมูล bookmarks, apps, extension เป็นสัดส่วนและจัดการได้ง่ายขึ้น



หากคุณมีการใช้งาน Google Account มากกว่า 1 account และต้องการจัดการ bookmarks, apps, extension ของแต่ละ account แยกจากกัน แนะนำให้ลองใช้งานความสามารถนี้ดูครับ

สามารถสลับ profile ของ user แต่ละ account ได้ง่ายๆ ด้วยการกดที่ icon ด้านบนของ Chrome

อ้างอิง - Chrome Help

---
www.tangerine.co.th
สนใจสมัครใช้งาน Google Apps for Business กรอกแบบฟอร์มได้ที่นี่

Wednesday, July 10, 2013

Sign in to Chrome ใช้งาน Chrome ของคุณได้จากทุกที่

ทุกวันนี้ เราใช้งาน web browser กันมากขึ้น ทั้งเชคอีเมล ใช้งาน social network หรือใช้งาน web application ต่างๆ ในการทำงาน

ใครที่ใช้ web broswer เป็นประจำ มักจะมีการปรับแต่ง web browser ให้เข้ากับวิธีการใช้งานของตนเอง เช่น เก็บ bookmark ของเวบไซต์ที่เข้าใช้งานบ่อย ติดตั้งส่วนเสริมที่ทำให้สามารถ download video เก็บไว้ได้ และอื่นๆ

Bookmark คือการเก็บ URL ที่เราต้องการไว้บน web browser ทำให้เรียกใช้งานเวบนั้นได้สะดวก

กรณีที่เราใช้งาน บนคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง หรือบนหลายๆ device (ยกตัวอย่างเช่น คอมพิวเตอร์ที่ทำงาน กับคอมพิวเตอร์ที่บ้าน) หากต้องการนำการปรับแต่งที่กำหนดไว้แล้วบนเครื่องหนึ่ง มาใช้บนอีกเครื่องหนึ่ง ก็สามารถทำได้ผ่านการ export การตั้งค่าของ web browser แล้วนำมา import เข้า web brower ของเครื่องใหม่ แต่การใช้งานในลักษณะนี้ การตั้งค่า web browser ของทั้ง 2 เครื่อง จะเหมือนกันแค่ในครั้งแรก และก็จะเริ่มแตกต่างกันในที่สุด

การ export และ import bookmark ทำให้สามารถำ bookmark ที่มี ไปใช้งานบน browser ตัวอื่นๆ ได้

ยกตัวอย่าง ในกรณีที่เราหาข้อมูลอยู่บนเครื่องที่บ้าน แล้วเจอเวบที่น่าสนใจ หากเรา save bookmark เวบนั้นไว้ bookmark นั้นก็จะอยู่ในเครื่องที่บ้านเพียงเครื่องเดียว กรณีที่ต้องการใช้งานเวบนั้นบนเครื่องอื่นๆ ก็ไม่สามารถทำได้โดยสะดวก



Google Chrome เป็น web browser ตัวหนึ่ง ที่สามารถ sync การตั้งค่าของ Chrome เพื่อให้ใช้งานได้จากเครื่องอื่นๆ โดยหลักการคือ Chrome จะเก็บการตั้งค่าเหล่านี้ไว้กับ Google Account ของเรา หากมีการใช้งาน Chrome ด้วย Account เดียวกัน เราก็จะได้การตั้งค่าเดียวกันมาไว้ที่เครื่องนั้นๆ ทันที (และค่าเหล่านี้จะ sync กัย account ของเราให้ตลอด)

ข้อมูลที่สามารถเลือก syncได้หากมีการ sign in to Chrome 


สำหรับใครมี่ใช้งาน Google Apps for Business อยู่แล้ว สามารถใช้ account นั้นในการ sign in ที่ Google Chrome ได้เลยครับ

สนใจสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับ Google Apps for Business สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
หรือ submit form นี้

---
www.tangerine.co.th

Sunday, June 16, 2013

Google Unified Storage ให้คุณขยายพื้นที่ mailbox ได้ถึง 16 Terabyte

Google Apps for Business คือระบบอีเมล และชุดเครื่องมือในการทำงานร่วมกันในระบบกลุ่มเมฆ ด้วย mailbox ขนาดใหญ่ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บข้อความทั้งหมดไว้ใน account ของตนเองได้จนกว่าจะเต็ม (ด้วยขนาด mailbox 25 GB สามารถเก็บข้อความได้หลายปีโดยไม่ต้องลบ) การค้นหาข้อมูลเก่าๆ สามารถทำได้สะดวกเนื่องจากข้อความทั้งหมดอยู่ในที่เดียวกัน และสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา

ภาพแสดงพื้นที่การใช้งานจากหน้าเมล
ภาพแสดงพื้นที่การใช้งานจากหน้า Drive


ผู้ใช้งาน Google Apps for Business จากเดิมจะได้รับพื้นที่ mailbox ขนาด 25 GB และพื้นที่ใน Google Drive อีก 5 GB (2 ส่วนนี้นับแยกกัน) จะได้รับการ upgrade พื้นที่ทั้ง 2 ส่วนให้ใช้ร่วมกันเป็น 30 GB นั่นหมายถึงความยืดหยุ่นในการบริหารพื้นที่ที่มากขึ้น เนื่องจากผู้ใช้จะไม่ถูกจำกัดพื้นที่อีเมลอยู่ที่ 25 GB อีกต่อไป

ภาพแสดงพื้นที่การใช้งานใน Drive และ Gmail จากหน้า storage summary

วิธีการหนึ่งในการ optimize พื้นที่การใช้งานเมล คือใช้เทคนิคการส่งไฟล์ด้วย Google Drive แต่ในบางกรณี ผู้ใช้บางคน อาจที่มีความต้องการใช้งานพื้นที่อีเมลที่มากกว่า 25 GB (เช่น ผู้บริหารบางท่าน ที่ได้รับเมลจำนวนมาก และเก็บเมลไว้ทุกฉบับ) สามารถเพิ่มพื้นที่การใช้งานดังกล่าวได้ ด้วย Google Drive Storage ที่สามารถเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลได้ถึง 16 TB

license sizeMonthly price
USDEURGBPJPYCADAUDINR
20 GB$4.00€3,00£2.50¥350$4.00$3.75Rs250
50 GB$7.50€6,00£4.75¥650$7.50$7.00Rs405
200 GB$17.50€13,50£11.50¥1500$17.50$16.50Rs945
400 GB$35.00€26,50£22.50¥2900$35.00$33.00Rs1890
1 TB$89.00€67,00£57.00¥7300$89.00$84.00Rs4805
2 TB$179.00€134,00£113.00¥14500$179.00$167.00Rs9665
4 TB$358.00€268,00£226.00¥28900$358.00$334.00Rs19330
8 TB$716.00€535,00£452.00¥57700$716.00$668.00Rs38665
16 TB$1430.00€1068,00£903.00¥115100$1430.00$1333.00Rs77220
*ข้อมูลราคา Google Drive Storage จากหน้าเวบ Google Apps Documentation & Support

หากคุณเป็นผู้ใช้งาน Google Apps for Business และต้องการขยายพื้นที่ mailbox ของคุณ

หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ Google Apps for Business และมีผู้ใช้งานในระบบที่พื้นที่ mailbox ไม่พอใช้งาน

สามารถติดต่อได้ที่แบบฟอร์มนี้

---
www.tangerine.co.th

ที่มา: Google Enterprise Blog

Monday, March 18, 2013

ตรวจสอบสถิติการใช้งานอีเมล ด้วย Gmail Meter

ทุกวันนี้ เรามีการใช้งานอีเมลเป็นช่องทางการสื่่อสารหลัก โดยเฉพาะผู้ใช้งานอีเมลในฝั่งองค์กร ที่มีการใช้งานเป็นประจำ และมีความจริงจัง เพราะถือเป็นช่องทางที่จะใช้ติดต่อกับผู้อื่นทั้งในองค์กรเดียวกัน และคนนอกองค์กร
Google Apps for Business ระบบอีเมลสำหรับองค์กรโดย Google

การจัดการ mailbox ของแต่ละคน จะแตกต่างกันไปตามวิธีการทำงาน หรือวิธีการใช้งานอีเมล ซึ่่งการใช้งานอีเมลให้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งาน หรือการตั้งค่าในส่วนต่างๆ ให้เหมาะสมกับแนวทางของแต่ละคน

หากไม่มีการจัดการ mailbox ที่ดี อาจทำให้ใช้งานอีเมลได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ

หากเราสามารถดูสถิติการใช้งานอีเมลของตนเองได้ เราก็สามารถนำข้อมูลนั้นมาปรับปรุงการใช้งาน หรือใช้สถิติเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการใช้งานอีเมลให้ดียิ่งขึ้น (เช่น ตอบอีเมลสำคัญได้ทันตามเวลาที่กำหนด)

โปรแกรม Gmail Meter ที่จะแนะนำในวันนี้ เป็นโปรแกรมที่รวบรวมสถิติการใช้งานอีเมลของเราในแง่มุมต่างๆ และในแต่ละรอบเดือน Gmail Meter จะส่งรายงานสถิติมาให้เราดูเพื่อให้เราเห็นภาพรวมการใช้งานอีเมลของตัวเองในแต่ละเดือน

การติดตั้ง Gmail Meter จาก Chrome Web Store (สามารถใช้ได้ทั้ง Gmail และ Google Apps)


1. ใช้ Chrome browser เปิดไปที่หน้า Chrome Web Store (กดที่รูปถุงกระดาษด้านซ้ายบน)


2. ที่ช่องค้นหาด้านซ้าย ให้ค้นหาด้วยคำค้น "Gmail Meter"


3. จะปรากฏโปรแกรม Gmail Meter ให้กดที่ "ADD TO CHROME"


4. จะปรากฏหน้าต่าง "Confirm New App" ให้กด "Add"


5. icon ของ Gmail Meter จะมาปรากฏที่หน้า new tab ของ Chrome ให้กดที่ icon ของ Gmail Meter


6. โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน และแสดงรายละเอียดของการร้องขอการใช้งานข้อมูลใน service ต่างๆ ของผู้ใช้ ให้กดที่ "Click to Authorize"

**สำหรับผู้ที่ใช้งาน browser อื่น สามารถไปที่ http://www.gmailmeter.com/ และกด "Get Started" เพื่อติดตั้ง Gmail Meter ได้โดยตรง**

7. browser จะให้เรา login ด้วย Google Account (ถ้า login ไว้อยู่แล้วจะข้ามขั้นตอนนี้ไป) และปรากฏหน้าจอให้สิทธิ์ในการใช้งานข้อมูล ให้กดที่ "Grant access"


8. เข้าสู่หน้าแรกของ Gmail Meter ซึ่งตอนนี้จะยังไม่มีสถิติใดๆ แสดงอยู่ ให้กดที่ "Build My Report" เพื่อเริ่มต้นสร้างรายงานสถิติการใช้งานในรอบเดือนล่าสุด



9. โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งว่า กำลังรวบรวมข้อมูลเพื่อทำเป็นรายงาน ซึ่งจะใช้เวลาประมาณ 30-90 นาที


10. หากโปรแกรม จัดเตรียมรายงานเสร็จเรียบร้อยจะมีการส่งรายงานมาที่อีเมลของเราเดือนละครั้ง



ตัวอย่างสถิติการใช้งานจาก Gmail Meter





--
www.tangerine.co.th
สนใจนำ Google Apps มาใช้งานในองค์กร สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th


Sunday, February 24, 2013

การใช้งาน Google Apps 2-step verification บน iOS และ Android

ผู้ที่ใช้งาน Google Account อยู่ สามารถเปิดใช้ 2-step verification ได้ เพื่้อป้องกันไม่ให้ผู้อื่น ที่ไม่ได้รับอนุญาต เข้ามาใช้งานด้วย account ของเรา (โดยเฉพาะกรณีที่ผู้ใช้งานโดนเวบ phishing หลอกเอาข้อมูล password ไป)

2-step verification ช่วยให้ account ของเราปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้ที่จะเข้าใช้งาน นอกจากจะต้องรู้ password แล้ว ระบบจะถามข้อมูลอีกชุด จากโทรศัพท์ของเจ้าของ account ในกรณีที่ผู้อื่นได้ password ไปก็จะยังไม่สามารถเข้าใช้งาน account ของเราได้



การเปิดใช้งาน 2-step verification

โดยค่าเริ่มต้น จะยังไม่มีการเปิดใช้งาน 2-step verification หากต้องการเปิดใช้งานให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. login เข้าใช้งาน Google account ที่บริเวณด้านขวาบนจะปรากฏชื่อ account ที่ใช้งาน ให้กดที่ชื่อ account และกดที่ลิงก์ Account
2. ภายใต้หัวข้อ Accounts ให้เลือกที่หมวด Security
3. ที่หัวข้อ 2-step verificaion จะมีสถานะเป็น OFF อยู่ให้กดที่ Settings
4. กด Start setup >>
5. เลือกประเทศ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ที่ช่อง Phone number และกด Send code (สามารถเลือกรับรหัสยืนยันด้วย SMS หรือ Voice Call ได้) ระบบจะส่งรหัสยืนยัน เป็นตัวเลข 6 หลักมาที่หมายเลขดังกล่าว
6. นำข้อมูลเลข 6 หลักใส่ที่ช่อง Enter verification code และกด Verify
7. หากเครื่องที่ใช้งานเป็นเครื่องส่วนตัว ให้เลือก Trust this computer ระบบจะจดจำการยืนยันสิทธิ์ไว้ 30 วัน เสร็จแล้วให้กด Next >
8. กด Confirm เสร็จสิ้นขั้นตอนการเปิดใช้งาน 2-step verification

หลังจากเปิดใช้งาน 2-step verification แล้ว หากมีการ login ด้วย username และ password ที่ถูกต้อง ระบบจะถามหารหัสยืนยันเป็นตัวเลข 6 หลัก โดยระบบจะส่งรหัสยืนยันมาทาง SMS ตามหมายเลขที่กำหนดไว้ 

การใช้งาน Google Authenticator

สำหรับผู้ใช้งาน iOS หรือ Android สามารถติดตั้งโปรแกรม Google Authenticator ลงที่เครื่องโทรศัพท์โดยโปรแกรมนี้จะเป็นตัวสร้างรหัสยืนยันเป็นตัวเลข 6 หลัก ซึ่งจะสะดวกกว่าการรับรหัสยืนยันทาง SMS เนื่องจาก 
  • ไม่ต้องรอระบบส่ง SMS มาให้ 
  • ใช้งานได้แม้ไม่มีสัญญาณโทรศัพท์ 
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายในการรับ SMS (ในกรณีที่ผู้ให้บริการเครือข่าย คิดค่าใช้จ่ายในการรับ SMS)

ที่หน้าการตั้งค่า 2-step verification ให้ทำตามขั้นตอน ดังนี้

1. ที่หัวข้อ Mobile application ให้กดที่ link Android หรือ iPhone
2. จะปรากฏขั้นตอนในการติดตั้ง Google Authenticator (สำหรับ Android ติดตั้งได้จาก Play Store สำหรับ  iOS ติดตั้งได้จาก App Store)






































3. กดที่ Can't scan the barcode? จะปรากฏรหัสลับในกล่องสีเหลือง รหัสนี้จะใช้ในการติดตั้ง Google Authenticator (ใส่เพียงครั้งเดียว)

4. บน Android ให้เปิด Google Authenticator กด Begin setup > Enter provided key และใส่รหัสที่ได้จากขั้นตอนที่ 3 (หมายเหตุ: บน iOS หน้าตาอาจแตกต่างกันไป แต่ขั้นตอนการใช้จะคล้าย)


























5. เมื่อใส่รหัสถูกต้อง Google Authenticator จะสร้างรหัสตัวเลข 6 หลัก (พร้อมช่วงเวลาหมดอายุของรหัสตัวเลข)





















6. นำรหัสเลข 6 หลักจาก Google Authenticator ไปใส่ในรายละเอียกในขั้นตอนที่ 2 และกด Verify and Save

การใช้งานโปรแกรมที่ไม่รองรับ 2-step verification ด้วย Application-specific passwords

ในบางกรณีที่ผู้ใช้จำเป็นต้องใช้งานโปรแกรมที่ไม่รองรับ 2-step verification โดยเฉพาะกลุ่มที่ไม่ได้ทำงานบน internet browser เช่น
  • โปรแกรมบน smartphones
  • โปรแกรม mail client เช่น Outlook, Apple Mail, Thunderbird ฯลฯ
  • โปรแกรม chat client
สามารถเข้าใช้งานได้โดยการตั้ง Application-specific passwords ซึ่งจะนำมาใช้แทน password สำหรับโปรแกรมที่ระบุไว้

1. ที่หน้าการตั้งค่า 2-step verification ภายใต้หัวข้อ Application-specific passwords ให้กดที่ลิงก์ Manage application-specific passwords



2. ที่หัวข้อ Generate new application-specific password ให้ใส่ชื่อโปรแกรมที่ต้องใช้งาน account แต่ไม่รองรับ 2-step verification (สามารถใส่เป็นข้อความของเราได้เอง เพื่อให้แยกได้ว่ารหัสผ่านชุดนี้ใช้สำหรับโปรแกรมใด) และกดที่ Generate password

3. ระบบจะแสดงรหัสผ่านสำหรับโปรแกรมที่ระบุไว้ เมื่อมีการตั้งค่า username และ password ที่โปรแกรมดังกล่าว ให้ใส่ username ตามปกติ ส่วน password ให้ใส่รหัสผ่านตรงนี้แทนรหัสผ่านเดิม รหัสผ่านดังกล่าวนำมาใช้เพียงครั้งเดียว (ไม่จำเป็นต้องจำเพื่อนำมาใช้ต่อไป)

ลูกค้า Google Apps สามารถเปิดใช้ 2-step verification เพื่อเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลของคุณได้ 

องค์กรใดสนใจนำ Google Apps มาใช้งาน เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลขององค์กร สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ www.tangerine.co.th หรือติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th