Sunday, February 24, 2013

การใช้งาน Google Apps 2-step verification บน iOS และ Android

ผู้ที่ใช้งาน Google Account อยู่ สามารถเปิดใช้ 2-step verification ได้ เพื่้อป้องกันไม่ให้ผู้อื่น ที่ไม่ได้รับอนุญาต เข้ามาใช้งานด้วย account ของเรา (โดยเฉพาะกรณีที่ผู้ใช้งานโดนเวบ phishing หลอกเอาข้อมูล password ไป)

2-step verification ช่วยให้ account ของเราปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้ที่จะเข้าใช้งาน นอกจากจะต้องรู้ password แล้ว ระบบจะถามข้อมูลอีกชุด จากโทรศัพท์ของเจ้าของ account ในกรณีที่ผู้อื่นได้ password ไปก็จะยังไม่สามารถเข้าใช้งาน account ของเราได้



การเปิดใช้งาน 2-step verification

โดยค่าเริ่มต้น จะยังไม่มีการเปิดใช้งาน 2-step verification หากต้องการเปิดใช้งานให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. login เข้าใช้งาน Google account ที่บริเวณด้านขวาบนจะปรากฏชื่อ account ที่ใช้งาน ให้กดที่ชื่อ account และกดที่ลิงก์ Account
2. ภายใต้หัวข้อ Accounts ให้เลือกที่หมวด Security
3. ที่หัวข้อ 2-step verificaion จะมีสถานะเป็น OFF อยู่ให้กดที่ Settings
4. กด Start setup >>
5. เลือกประเทศ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ที่ช่อง Phone number และกด Send code (สามารถเลือกรับรหัสยืนยันด้วย SMS หรือ Voice Call ได้) ระบบจะส่งรหัสยืนยัน เป็นตัวเลข 6 หลักมาที่หมายเลขดังกล่าว
6. นำข้อมูลเลข 6 หลักใส่ที่ช่อง Enter verification code และกด Verify
7. หากเครื่องที่ใช้งานเป็นเครื่องส่วนตัว ให้เลือก Trust this computer ระบบจะจดจำการยืนยันสิทธิ์ไว้ 30 วัน เสร็จแล้วให้กด Next >
8. กด Confirm เสร็จสิ้นขั้นตอนการเปิดใช้งาน 2-step verification

หลังจากเปิดใช้งาน 2-step verification แล้ว หากมีการ login ด้วย username และ password ที่ถูกต้อง ระบบจะถามหารหัสยืนยันเป็นตัวเลข 6 หลัก โดยระบบจะส่งรหัสยืนยันมาทาง SMS ตามหมายเลขที่กำหนดไว้ 

การใช้งาน Google Authenticator

สำหรับผู้ใช้งาน iOS หรือ Android สามารถติดตั้งโปรแกรม Google Authenticator ลงที่เครื่องโทรศัพท์โดยโปรแกรมนี้จะเป็นตัวสร้างรหัสยืนยันเป็นตัวเลข 6 หลัก ซึ่งจะสะดวกกว่าการรับรหัสยืนยันทาง SMS เนื่องจาก 
  • ไม่ต้องรอระบบส่ง SMS มาให้ 
  • ใช้งานได้แม้ไม่มีสัญญาณโทรศัพท์ 
  • ไม่มีค่าใช้จ่ายในการรับ SMS (ในกรณีที่ผู้ให้บริการเครือข่าย คิดค่าใช้จ่ายในการรับ SMS)

ที่หน้าการตั้งค่า 2-step verification ให้ทำตามขั้นตอน ดังนี้

1. ที่หัวข้อ Mobile application ให้กดที่ link Android หรือ iPhone
2. จะปรากฏขั้นตอนในการติดตั้ง Google Authenticator (สำหรับ Android ติดตั้งได้จาก Play Store สำหรับ  iOS ติดตั้งได้จาก App Store)






































3. กดที่ Can't scan the barcode? จะปรากฏรหัสลับในกล่องสีเหลือง รหัสนี้จะใช้ในการติดตั้ง Google Authenticator (ใส่เพียงครั้งเดียว)

4. บน Android ให้เปิด Google Authenticator กด Begin setup > Enter provided key และใส่รหัสที่ได้จากขั้นตอนที่ 3 (หมายเหตุ: บน iOS หน้าตาอาจแตกต่างกันไป แต่ขั้นตอนการใช้จะคล้าย)


























5. เมื่อใส่รหัสถูกต้อง Google Authenticator จะสร้างรหัสตัวเลข 6 หลัก (พร้อมช่วงเวลาหมดอายุของรหัสตัวเลข)





















6. นำรหัสเลข 6 หลักจาก Google Authenticator ไปใส่ในรายละเอียกในขั้นตอนที่ 2 และกด Verify and Save

การใช้งานโปรแกรมที่ไม่รองรับ 2-step verification ด้วย Application-specific passwords

ในบางกรณีที่ผู้ใช้จำเป็นต้องใช้งานโปรแกรมที่ไม่รองรับ 2-step verification โดยเฉพาะกลุ่มที่ไม่ได้ทำงานบน internet browser เช่น
  • โปรแกรมบน smartphones
  • โปรแกรม mail client เช่น Outlook, Apple Mail, Thunderbird ฯลฯ
  • โปรแกรม chat client
สามารถเข้าใช้งานได้โดยการตั้ง Application-specific passwords ซึ่งจะนำมาใช้แทน password สำหรับโปรแกรมที่ระบุไว้

1. ที่หน้าการตั้งค่า 2-step verification ภายใต้หัวข้อ Application-specific passwords ให้กดที่ลิงก์ Manage application-specific passwords



2. ที่หัวข้อ Generate new application-specific password ให้ใส่ชื่อโปรแกรมที่ต้องใช้งาน account แต่ไม่รองรับ 2-step verification (สามารถใส่เป็นข้อความของเราได้เอง เพื่อให้แยกได้ว่ารหัสผ่านชุดนี้ใช้สำหรับโปรแกรมใด) และกดที่ Generate password

3. ระบบจะแสดงรหัสผ่านสำหรับโปรแกรมที่ระบุไว้ เมื่อมีการตั้งค่า username และ password ที่โปรแกรมดังกล่าว ให้ใส่ username ตามปกติ ส่วน password ให้ใส่รหัสผ่านตรงนี้แทนรหัสผ่านเดิม รหัสผ่านดังกล่าวนำมาใช้เพียงครั้งเดียว (ไม่จำเป็นต้องจำเพื่อนำมาใช้ต่อไป)

ลูกค้า Google Apps สามารถเปิดใช้ 2-step verification เพื่อเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลของคุณได้ 

องค์กรใดสนใจนำ Google Apps มาใช้งาน เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลขององค์กร สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ www.tangerine.co.th หรือติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th




Saturday, February 9, 2013

เทคนิคการใช้งาน Google Form

Google Form เป็นหนึ่งในชุดเอกสารออนไลน์จาก Google ความสามารถหลักของตัว Google Form นั้นคือการสร้างชุดคำถาม ส่งชุดคำถามนั้นไปยังกลุ่มเป้าหมาย และรวบรวมคำตอบจากผู้ตอบ
ตัวอย่างการประยุกต์ใช้งาน เช่น แบบสอบถามเพื่อประเมินความพึงพอใจของลูกค้า แบบสอบถามความคิดเห็นจากบุคคลกรฝ่ายต่างๆ แบบทดสอบความรู้สำหรับประเมินนักเรียน ฯลฯ

แบบสอบถามในรูปแบบกระดาษ จะต้องเสียเวลาไปกับการรวบรวมข้อมูล นำข้อมูลมาใส่ในรูปแบบดิจิตอล และนำมาประมวลผล ซึ่งหากใช้ Google Form จะสามารถลดขั้นตอนทั้งหมดนี้ได้ทันที

การสร้างและใช้งาน Google Form นั้น ค่อนข้างตรงไปตรงมา คือตั้งคำถาม ระบุคำตอบ แต่จะมีรายละเอียดบางส่วนที่จะช่วยให้เราปรับใช้ Google Form ได้ตรงตามความต้องการมากยิ่งขึ้น

เก็บข้อมูล username ของผู้ตอบโดยอัตโนมัติ

ความสามารถนี้จะมีเฉพาะผู้ใช้งาน Google Apps เท่านั้น โดยเราจะต้องเลือกตัวเลือกทั้ง 2 ตามภาพด้านล่าง

  • ตัวเลือกแรกเป็นการระบุให้ผู้ตอบต้อง login ด้วยโดเมนของผู้ใช้ก่อนจึงจะเข้าถึงแบบสอบถามได้ (เหมาะกับแบบสอบถามภายใน ที่มีข้อมูลความลับ หรือข้อมูลเฉพาะภายในองค์กร)
  • ตัวเลือกที่สอง เป็นการระบุว่า Form จะเก็บข้อมูล username ของผู้ตอบโดยอัตโนมัติ ทำให้เราสามารถรู้ได้ว่า ใครมาตอบแบบสอบถาม และตอบว่าอะไรบ้าง


เลือกประเภทคำตอบให้เหมาะสม

ประเภทของคำตอบจะมีให้เลือก 7 รูปแบบ ดังนี้
Text: คำตอบเป็นตัวอักษร ความยาวไม่มาก เช่น ชื่อ นามสกุล อีเมล เบอร์โทรศัพท์ ฯลฯ






Paragraph text: คำตอบเป็นตัวอักษร มีเนื้อหาเยอะ เช่น ที่อยู่ การแสดงความเห็น ข้อเสนอแนะ ฯลฯ


Multiple choice: มีคำตอบให้เลือก และเลือกตอบได้เพียงคำตอบเดียว








Checkboxes: มีคำตอบให้เลือก และเลือกตอบได้หลายคำตอบ








Choose from a list: มีคำตอบให้เลือก และเลือกตอบได้เพียงคำตอบเดียว เหมือน "Multiple choice" แต่การแสดงผลจะแสดงเป็น dropdown list คือใช้พื้นที่แสดงผลบรรทัดเดียว เหมาะกับคำตอบที่มีตัวเลือกจำนวนมากๆ เช่น เลือกภาษา ประเทศ










Scale: ระบุเป็นค่าน้ำหนักของคำตอบ เช่น ให้เลือกระดับความพึงพอใจ 1 = น้อยสุด 5 = มากสุด








Grid: เหมือน Scale คือให้เลือกเป็นค่าน้ำหนัก แต่สามารถระบุคำถามเป็นชุดๆได้



แบ่งส่วนของแบบสอบถาม โดยอ้างอิงจากคำตอบที่ได้

เราสามารถแบ่งส่วนแบบสอบถามเป็นหลายๆส่วน โดยสร้างแบบสอบถามแยกเป็นหลายๆหน้า หน้าแรกสุดจะเป็นหน้าที่ทุกคนเริ่มแบบสอบถาม แต่เราสามารถแยกกลุ่มผู้ตอบแบบสอบถามไปยังหน้าเฉพาะได้ โดยการเลือกประเภทคำตอบเป็น "Multiple choice" หรือ "Choose from a list" และเลือกตัวเลือก "Go to page based on answer"

ตัวอย่างการใช้งานเช่น ในแบบสอบถามชุดเดียวกัน มีคำถามเฉพาะสำหรับผู้ตอบในกลุ่มอายุต่างๆ หากผู้ตอบอยู่ในกลุ่ม 12-25 ให้ข้ามไปหน้า 2 ของแบบสอบถาม หากผู้ตอบอยู่ในกลุ่มอายุมากกว่า 25 ให้ข้ามไปหน้า 3 ก็สามารถตั้งค่าที่ Google Form ตามภาพด้านล่างนี้ได้














สำหรับองค์กรที่สนใจนำ Google Form มาใช้ภายในองค์กร รวมถึงความสามารถต่างๆ ของ Google Apps  เช่น ระบบ social network Google+ เหล่านี้มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th


---