Wednesday, July 30, 2014

เผลอกดส่ง email แต่ข้อมูลไม่ครบ เรียกกลับไม่ยาก

เคยไหมครับ กับการเผลอกดส่งเมล, ส่งไปผิดคน, หรือลืมแนบเอกสาร แต่สำหรับ Gmail ไม่ยากเลยที่จะยกเลิกการส่งจดหมายที่ผิดพลาดเหล่านี้ ซึ่งเป็นคุณลักษณะอันหนึ่งใน lab ของ Gmail

คุณลักษณะอันนี้มีชื่อว่า undo send (ยกเลิกการส่ง) สำหรับคุณลักษณะตัวนี้เราสามารถ หน่วงการส่งออกของจดหมายหรือเมลหลังจากเรากดปุ่ม send ได้ครับ

วิธีเปิดใช้คุณลักษณะ ยกเลิกการส่ง

  1. เปิด Gmail
  2. คลิก  ไอคอนรูปเฟืองที่ด้านขวาบนแล้วเลือกการตั้งค่า
  3. เปิดแท็บ ห้องทดลอง
  4. ระบุชื่อคุณลักษณะ  ยกเลิกการส่ง (undo send) แล้วคลิกปุ่มตัวเลือกเปิดใช้งาน
  5. คลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง ด้านล่างของหน้าจอ

หน้าตาของคุณลักษณะ ยกเลิกการส่ง

หลังจากทำการบันทึกการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้เราไปที่ การตั้งค่า จะเป็นเห็นว่ามีหัวข้อ ยกเลิกการส่ง เพิ่มเติมเข้ามา


จะมีหัวข้อใหม่ในแท็บ ทั่วไป

ซึ่งเราสามารถปรับแต่งการหน่วงเวลาได้ที่ 5, 10, 20, 30 วินาทีตามลำดับหรือเราจะปิดการใช้งาน โดยเอาเครื่องหมายถูกออกจากช่องสี่เหลี่ยมก็ได้ ทั้งนี้หากทำการปรับแต่งอะไรแล้ว อย่าลืมกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ด้านล่างของหน้าจอ


สำหรับการใช้งานนั้นไม่มีอะไรยากครับในตอนที่เรากด ส่งจดหมายจะมีข้อความ แถบสีเหลือง ขึ้นอยู่กลางหน้าจอด้านบน

ซึ่งเราสามารถคลิกที่ Undo เพื่อยกเลิกการส่งจดหมายที่มีข้อผิดพลาดต่างๆเพื่อทำการแก้ไขใหม่อีกครั้งได้ไม่ยากครับ

ข้อควรระวัง 

  • คุณลักษณะเหล่านี้อาจจะเกิดข้อผิดพลาดเมื่อใดก็ได้
  • คุณลักษณะเหล่านี้อาจจะหายไปเพียงชั่วคราวหรือถาวรก็ได้
  • คุณลักษณะเหล่านี้อาจจะทำงานได้ดีจนมีความอยู่ตัว และกลายเป็นคุณลักษณะปกติ

-----
www.tangerine.co.th


ทำอย่างไรเมื่อเปิดใช้ 2-step verification แล้วเกิดมือถือหาย


   

          2-step verification จะทำการผูกเบอร์โทรศัพท์ของคุณเข้ากับบัญชีผู้ใช้ การเข้าใช้งานจะ
ต้องยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน นั่นก็คือ username/password และ code พิเศษที่จะส่งมาที่โทรศัพท์     
มือถือ คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับเรื่อง 2-step verification เพิ่มเติมได้ที่ link ด้านล่างครับ

      แต่จะทำอย่างไรดีล่ะ ถ้าคุณลืมโทรศัพท์มือถือไว้ที่บ้าน ทำหล่นหายหรือไม่ก็อาจถูกลักขโมย เมื่อเกิดเหตุการณ์นั้นขึ้นคุณจะทำอย่างไร ผมมีวิธีมาแนะนำครับ

1. กดเข้าไปที่ Account ของคุณ


2. เลือกที่ Tab Security




3. กดที่ Setting ตรงหัวข้อ 2-step verification


4. จะเห็น 2 ตัวเลือกเพิ่มเติม เมื่อวิธีการปกติไม่สามารถใช้การได้ นั่นคือ Backup numbers 
และ Backup codes



การตั้งค่า Backup numbers

     กดเข้าไปที่ปุ่ม Add a phone number จากนั้นเพิ่มเบอร์ Backup แล้วกด Save ในกรณีที่คุณมีโทรศัพท์มือถือหลายเครื่องอาจจะใช้วิธีการนี้ได้ โดย Google จะส่ง code พิเศษไปยังเบอร์เครื่องสำรองที่คุณใส่หมายเลข Backup ไว้ครับ


การตั้งค่า Backup codes

1. ถ้าคุณเกิดลืมโทรศัพท์มือถือทุกเครื่องหรือโดนลักขโมยจนเกลี้ยง ขอแนะนำอีกวิธีครับคือ 
Backup codes ในหัวข้อ Backup codes ให้คุณกดเลือกที่ปุ่ม Print or download












2. จะปรากฏหน้าต่างแสดง code 10 ตัวขึ้นมา ให้คุณเลือกว่าจะ Print ออกมาหรือว่าเลือก Save
เก็บเป็นไฟล์ .txt  จากตัวอย่างจะเลือกที่ Save to text file


3. เมื่อเปิดไฟล์ .txt ก็จะปรากฏ code ดังภาพ


4. เมื่อคุณตั้งค่าเรียบร้อยทำการทดสอบเข้าดูอีกครั้งจะปรากฏฟังก์ชัน “Problems receiving your code?” เพิ่มเติมเข้ามาในส่วนล่างของการใส่ code พิเศษ ให้คุณกดคลิกเข้าไปที่ฟังก์ชันนี้


5. จะปรากฏ 2 ตัวเลือก ถ้าคุณเลือก “Send a text to your backup phone” ทางด้านบนแล้วกดปุ่ม “Use this method” ทาง Google จะทำการส่ง code พิเศษไปให้ยังโทรศัพท์มือถือสำรอง แต่ถ้าคุณกด 
“Use a backup codes” แล้วกดปุ่ม “Use this method” จะไปยังหน้าให้คุณใส่ code backup ที่คุณทำการ Save เอาไว้ครับ

6. ใส่ code backup ที่คุณทำการ Save เอาไว้ คุณสามารถเลือก code ใดก็ได้จาก 10 codes ที่มีอยู่เมื่อคุณใช้ code นั้นแล้ว code นั้นจะไม่สามารถใช้ได้อีกในครั้งต่อไป แต่คุณก็ยังคงเหลืออีก 9 codes ที่ยังใช้งานได้อีกครับ จากนั้นกดปุ่ม “Verify” คุณก็จะสามารถเข้าสู่บัญชี Google ของคุณได้ครับ

หมายเหตุ:วิธีการใช้ code backup คุณอาจจะพิมพ์หรือจด code backup ไว้กับตัวหรือ save เป็นไฟล์เอาไว้ในเครื่องได้ครับ

    
   ถ้าวิธีการที่กล่าวมาข้างต้นคุณยังไม่สามารถเข้าสู่บัญชีผู้ใช้ได้ อาจด้วยเหตุผลที่คุณลืมหรือไม่มีโทรศัพท์   มือถือสำรองหรือไม่คุณก็อาจทำ code backup หาย แล้วคุณจะเข้าสู่บัญชีผู้ใช้อย่างไรล่ะ?
ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปถ้าคุณใช้ Google Apps for Business ซึ่งมีระบบ Google Admin console
Admin สามารถแก้ปัญหาให้คุณได้ ด้วย 2 วิธีดังนี้ครับ

1. Admin เข้าไปที่ Google Admin console แล้วเลือกผู้ใช้งานที่เปิดการใช้ 2-step verification แบบ code backup ในส่วนนี้ Admin สามารถที่จะดู code backup แล้วแจ้งทางผู้ใช้งานได้ครับ

หมายเหตุ: Admin สามารถดูได้เพียง code backup เท่านั้น ไม่สามารถดูรหัสผ่านของผู้ใช้งานได้ตามมาตรฐานความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้งานครับ




2. Admin สามารถที่จะ Turn off  2 step verification ให้กับผู้ใช้งานได้ครับ เมื่อผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบก็เพียงแค่ใส่รหัสผ่านชุดแรกเท่านั้นครับ

หมายเหตุ: Admin ไม่สามารถเปิดการใช้งาน 2 step verification ให้กับผู้ใช้งานได้ เพราะจะต้องมีการยืนยัน ตัวตนด้วยเบอร์โทรศัพท์มือถือครับ





      ผมหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อยสำหรับคนที่มีความกังวลเกี่ยวกับเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลนะครับ สำหรับผู้ที่สนใจนำ Google Apps for Business มาใช้งานกับองค์กร สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine ครับ www.tangerine.co.th  ขอบคุณครับ


Monday, July 28, 2014

แก้ไขเอกสาร Microsoft Office ได้ง่ายๆ ด้วย Chrome browser

สำหรับใครหลายๆคน อยากที่จะเปิดเอกสาร Microsoft Office เพื่อแก้ไขข้อมูล
แต่บนคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นไม่มี Microsoft Office ติดตั้งอยู่
หรือไม่ต้องการที่จะเสียเงินเพื่อซื้อลิขสิทธิ์การใช้งาน เนื่องจากใช้งานไม่มาก หรือไม่บ่อย
หรือองค์กรที่ต้องการลดการซื้อลิขสิทธิ์ Microsoft Office
บทความนี้อาจเป็นประโยชน์กับหลายๆคน
"แก้ไขเอกสาร Microsoft Office ได้ง่ายๆ ด้วย Chrome browser"

Google ได้ออก Chrome extension ที่ชื่อว่า "Office Editing for Docs, Sheets, and Slides"
สำหรับการใช้งานบน Chrome browser
คุณสมบัติ

  • สามารถแก้ไขไฟล์ .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt และ .pptx
  • ใช้งานกับไฟล์บนเครื่องได้ แม้ไม่ได้เชื่อมต่ออินเตอร์เนต
ข้อจำกัด
  • การบันทึกไฟล์จะบันทึกเป็นไฟล์ชนิด Microsoft Office 2007 ขึ้นไป เท่านั้น
    (.docx, .xlsx หรือ .pptx)
  • ฟังก์ชันการใช้งานจะเป็นเพียงพื้นฐานเท่านั้น

ต้องเตรียมอะไรบ้าง ?
  • Chrome browser (แนะนำว่าให้อัพเดทเป็นเวอร์ชันล่าสุด) - หากยังไม่มี สามารถดาวน์โหลดได้ที่ google.com/Chrome‎
  • Internet สำหรับใช้ในการดาวน์โหลด Chrome extension
วิธีการดาวน์โหลดและติดตั้ง Office Editing for Docs, Sheets, and Slides extension
  1. เข้าไปที่ goo.gl/aFI9K8 หรือ chrome web store จากนั้น search ด้วยคำว่า "Office Editing for Docs, Sheets, and Slides"
  2. คลิกที่ปุ่ม "FREE" สีน้ำเงินอยู่ทางขวาบน

  3. คลิกที่ปุ่ม "Add"

  4. รอดาวน์โหลดสักครู่ จากนั้น Chrome browser จะทำการติดตั้ง extension นี้ให้อัตโนมัติ

  5. เมื่อติดตั้งเสร็จแล้ว จะขึ้น pop-up แจ้งเตือนดังภาพ

  6. หน้าเว็บที่เราดาวน์โหลด extension จะเปลี่ยนจากปุ่ม "FREE" เป็นปุ่ม "ADDED TO CHROME" สีเขียว นั่นหมายความว่าติดตั้งเสร็จสิ้นแล้ว

วิธีการเปิดไฟล์บนเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อใช้งาน
  1. เปิดหน้าแท็บใหม่ขึ้นมา (New Tab)
  2. วิธีการเปิดไฟล์มี 2 วิธี
    วิธีที่ 1 คลิกเลือกไฟล์ที่คุณต้องการจาก Desktop หรือ Folder แล้วลากไปยังหน้า
    แท็บใหม่




    วิธีที่ 2 คลิกขวาที่ไฟล์ที่ต้องการจากนั้น Open with >> Google Chrome


  3. จะทำการเปิดไฟล์ขึ้นมา (ในครั้งแรกให้คลิกที่ปุ่ม "Got it")

  4. หากเราเปิดไฟล์ขึ้นมาครั้งแรก สังเกตได้ว่าจะขึ้นเตือนเป็นสีแดง "Edits will not automatically saved"
    ให้ทำการบันทึกไฟล์ก่อน โดยคลิกที่ "Save now"

  5. เลือกที่จัดเก็บที่เราต้องการบันทึกไฟล์ แล้วกดปุ่ม "Save"

  6. จากนั้นไฟล์ดังกล่าวจะบันทึกให้อัตโนมัติ จนกว่าจะปิดแท็บไป
    (เราสามารถแก้ไขเอกสารได้เลย โดยจะบันทึกให้อัตโนมัติ)

  7. หากเรากด Share จะไม่สามารถ share ได้ เนื่องจากเป็นไฟล์ Microsoft Office ไม่สามารถแก้ไขพร้อมกันหลายคนได้ (ไม่สามารถทำ collaboration ได้ หากต้องการทำ collaboration ให้บันทึกเป็น Google Docs)

วิธีการใช้งานกับ Google Drive UI แบบใหม่
หากคุณได้ใช้งาน Google Drive UI แบบใหม่แล้ว สามารถเปิดไฟล์ Microsoft Office บน Google Drive ของคุณได้ทันที และทำการบันทึกไฟล์ให้อัตโนมัติเมื่อมีการแก้ไข
(หากเป็น UI แบบเก่าอยู่ ยังไม่สามารถ
เปิดไฟล์ Microsoft Office ได้ อดใจรอสักนิด Google ทยอยอัพเดทให้อยู่ครับ)
  • หน้าตา Google Drive UI แบบใหม่

  • สังเกตได้ว่ามีขึ้นคำว่า "All changes saved in Drive" นั่นหมายถึงมีการบันทึกไฟล์ลง Drive ให้อัตโนมัติ

Saturday, July 26, 2014

Chromebook for Business เหมาะสมกับผู้ใช้งานกลุ่มไหน?

Chromebook for Business คือ โซลูชันในการบริหารจัดการเครื่อง Chromebook (มันคือ PC ที่ทำงานบน Chrome OS) ด้วยจุดเด่นเรื่องการความปลอดภัยในการใช้งาน ที่ไม่ต้องกังวลเรื่องไวรัส และไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสุญหาย

แล้วผู้ใช้งานกลุ่มไหนบ้าง ที่เหมาะสมกับการใช้งาน Chromebook for Business?

ผู้ใช้งาน Chromebook สามารถแยกได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ
  1. ผู้ใช้งาน Chromebook เพื่อทำงานของตนเอง (end user)
  2. ผู้ที่รับผิดชอบการดูแลเครื่อง Chromebook เพื่อให้ผู้อื่นใช้งาน (device administrator)

การใช้งาน Chromebook สำหรับ end user

กลุ่มนี้คือผู้ใช้งาน Chromebook เพื่อ "ใช้งาน" ประจำวันของตนเอง เช่น 
  • ตอบอีเมล
  • จัดตารางนัดหมาย
  • แก้เอกสารบน Google Docs
  • ดู YouTube
  • video conference
  • อื่นๆ อีกมากมาย

app ต่างๆ สำหรับใช้งานบน Chrome OS

โดยรูปแบบการใช้งานที่เหมาะสมบน Chromebook จะมีลักษณะดังนี้
  • การใช้งานส่วนมากจะทำงานผ่าน web app (ใช้งานผ่าน web browser)
    • หากใช้งาน Google Apps อยู่แล้วจะสามารถใช้งานได้เต็มรูปแบบ เนื่องจาก Google Apps ออกแบบมาเพื่อให้ทำงานบน web browser เช่น
      • ใช้งานอีเมล ด้วย Gmail
      • จัดการรายชื่อผู้ติดต่อ ด้วย Contacts
      • จัดตารางนัดหมาย ด้วย Calendar
      • ดู/สร้าง/แก้ไขเอกสาร ด้วย Google Drive
      • update ข้อมูลบน Google Sites
      • ทำ video conference ด้วย Hangouts
    • มีการใช้งานที่สามารถใช้ web app มาทดแทนได้ เช่น
      • สร้าง mind map ด้วย MindMeister
      • จัดการโปรเจกต์ด้วย Gantter
      • จด note และ to-do list ด้วย WorkFlowy
      • จัดการงาน support ด้วย Zendesk
      • ทำ email marketing ด้วย MailChimp
      • อื่นๆ อีกมากมาย (ค้นหา web bapp เพิ่มเติมได้จาก Chrome Web Store)
  • หากมีการใช้งานที่จำเป็นต้องใช้ Desktop application (เช่นโปรแกรมเฉพาะทางของบริษัท) สามารถใช้ระบบ VDI (Virtual Desktop Infrasturctor) เพื่อเข้าใช้งาน desktop และไม่มีอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ (ใช้แค่ เม้าส์, คีย์บอร์ด, หน้าจอ)
การใช้งาน Windows บน Chromebook

ค้นหา web app ต่างๆ ได้จาก Chrome Web Store

การใช้งาน Chromebook สำหรับ device administrator

ผู้ใช้งานกลุ่มนี้ คือกลุ่มที่ไม่ได้ใช้งาน Chromebook โดยตรง แต่มีหน้าที่ในการจัดเตรียม และบริหารจัดการเครื่อง Chromebook เพื่อให้ผู้อื่นนำไปใช้งานได้ ภายใต้การควบคุมที่กำหนดไว้ เนื่องจาก Chromebook for Business สามารถจัดการ policy ต่างๆ ได้โดยสะดวก ผ่าน Chrome Management Console และลักษณะของการเป็น sharable device (สามารถแบ่งเครื่องกันใช้ได้หลายคน โดยข้อมูลและ policy ต่างๆ จะอยุ่ที่บัญชีผู้ใช้งาน)

Chromebook สามารถใช้งานได้หลายคน โดยไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไปยังบัญชีอื่นๆ

ตัวอย่างผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่มนี้เช่น

  • ทีม IT ที่ดูแลรับผิดชอบ Chromebook สำหรับให้พนักงานใช้งาน โดยสามารถตั้งค่าต่างๆ ล่วงหน้าเช่น
    • wifi
    • blocked URL
    • access policy (ใช้งานได้เฉพาะบัญชีที่ระบุ)
    • ช่วยให้พนักงานสามารถใช้งาน Chromebook ได้ทันที
  • ทีม Onsite ที่ต้องมีเครื่อง Notebook ไว้สำหรับติดตั้งตามงานอบรมต่างๆ ของบริษัท เพื่อให้ผู้อบรมเข้ามาใช้งาน
  • ทีม Marketing ที่จะเตรียม kiosk ไปวางตามงาน event เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงาน กรอกรายละเอียดต่างๆ
  • ทีมสาขา นำ Chromebook มาใช้งาน customer kiosk สำหรับใช้ลูกค้าใช้งาน internet (หรือ web app ที่บริษัทเตรียมไว้) ระหว่างรอคิว หรือต่อจอเพื่อใช้แสดงผลอย่างเดียว (ใช้งานเป็น digital signage)
  • ห้องสมุด/ร้านกาแฟ/internet cafe ที่มีเครื่องสำหรับให้ลูกค้าเข้ามาใช้งาน
  • ทีมอบรม ใช้ในการทำข้อสอบ online โดยกำหนด policy ต่างๆ เช่น
    • กำหนดเวลาใช้งานตามเวลาสอบ และบังคับ log out โดยอัตโนมัติ
    • ปิดการใช้งาน USB
    • ปิดการใช้งาน screen capture
    • ปิดการใช้งาน guest mode
    • เปิดใช้งานเฉพาะหน้าข้อสอบ (ป้องกันการหาข้อมูลจากแหล่งอื่น)

ใช้ Chrome มาตั้งเป็น kiosk เพื่อให้บริการลูกค้า

หากท่านสนใจนำ Chromebook มาใช้งานในองค์กร สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
---
www.tangerine.co.th

Sunday, July 13, 2014

บริหารจัดการคอมพิวเตอร์ได้ง่าย และปลอดภัยด้วย Chromebooks for Business

ในองค์กรขนาดใหญ่ นอกเหนือจากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่องค์กรต้องเตรียมไว้สำหรับให้พนักงานใช้ปฏิบัติงานแล้ว สิ่งที่ตามกันมาคือการบริหารจัดการเครื่องคอมพิวเตอร์เหล่านั้น เช่น

  • การติดตั้งโปรแกรม
  • การอัพเดตแพตช์
  • การอัพเดตระบบปฏิบัติการ
  • ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส และอัพเดตฐานข้อมูลไวรัส
  • การตั้งค่าเครื่องตาม policy ของบริษัท (เช่น ปิดการใช้งาน USB)
  • การ support ในกรณีเครื่องผู้ใช้เกิดความเสียหาย ต้องมีการกู้ข้อมูลกลับมาให้ผู้ใช้งาน

สิ่งต่างๆ ข้างต้น เป็นสิ่งสำคัญที่ทาง IT จำเป็นต้องทำ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ต่างๆ อาทิ

  • ตัวเครื่องพร้อมใช้งาน (ไม่ถูกไวรัสทำความเสียหาย)
  • ข้อมูลปลอดภัย (อุดช่องโหว่ของระบบปฏิบัติการ/ซอฟต์แวร์)
  • กู้ข้อมูลได้ครบถ้วนและรวดเร็ว ในยามฉุกเฉิน (เช่น ผู้ใช้ทำเครื่องตก ส่งผลให้ HDD พัง) 
  • เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องให้ได้มากที่สุด

หากต้องการให้ระบบปลอดภัย ก็ต้องคอย update ระบบฏิบัตการอยู่เสมอ

การ update โปรแกรมต่างๆ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อป้องการความเสียหายจากช่องโหว่ของโปรแกรม

การดูแลและเตรียมความพร้อมดังกล่าวเป็นสิ่งสำคัญ แต่มันกลับกลายเป็นภาระก้อนใหญ่สำหรับฝ่าย IT ที่ต้องรับผิดชอบความเรียบร้อยทั้งหมด ของเครื่องคอมพิวเตอร์จำนวนมากๆ ที่กระจายตัวไปทั่วองค์กร ให้มีความปลอดภัย และพร้อมใช้งานอยู่เสมอ นำมาซึ่งค่าใช้จ่ายในการจัดการ ทั้งค่าระบบสำหรับการบริหารเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ operation cost ที่เกิดขึ้นในกรณีที่ทาง IT ต้องคอยแก้ปัญหาเหล่านี้ให้ผู้ใช้งาน

เทียบค่าใช้จ่ายระหว่าง PC กับ Chromebook

Chromebook for Business = Chromebook + management console

Chromebook for Business คือ เครื่อง Chromebook (คอมพิวเตอร์ที่ทำงานบน Chrome OS) มาพร้อมระบบการจัดการเครื่อง (management console) ซึ่งสามารถตั้งค่าหรือกำหนด policy ของ Chromebook ทั้งหมดในองค์กรได้อย่างง่ายดาย ช่วยลดภาระของ IT ในการบริหารจัดการตัวเครื่อง โดยมีคุณสมบัติเด่นๆ ดังนี้

  • Chrome OS จะคอย update ตัวเองโดยอัตโนมัติ (IT ไม่ต้องคอยอัพเดต OS ด้วยตัวเอง)
  • มีระบบ security มาให้พร้อม ไม่ต้องกังวลเรื่อวไวรัส หรือ malware
  • ไม่ต้องคอย backup หรือกู้ข้อมูลให้ user (กรณีเครื่องเสียหาย) เนื่องจากข้อมูลถูกเก็บอยู่บน cloud ด้วย Google Drive สามารถนำ Chromebook เครื่องใหม่มาใช้งานแทนได้ทันที
  • กำหนดการตั้งค่าล่วงหน้า เช่น wifi, block URL ได้จากส่วนกลาง
  • สามารถกำหนด policy ต่างๆ ได้กว่า 100 policy เช่น ระบุผู้ที่สามารถใช้เครื่องนั้นๆ ได้, ปิดการใช้งาน USB, ปิดการใช้งาน screen capture
  • มีค่าใช้จ่ายโดยรวม (TCO) ต่ำกว่า PC ทั่วไป สามารถคำนวณ TCO ได้จากเครื่องคำนวณครับ



หากสนใจนำ Chromebook มาใช้งานในองค์กรของท่าน สามารถติดต่อมาได้ที่ google@tangerine.co.th ครับ
---

Thursday, July 3, 2014

ส่งจดหมายเวียนแบบง่ายๆ โดยใช้ Add-ons ใน Spreadsheet

 

          Yet Another Mail Merge        

      การใช้งาน Google Docs และ Google Spreadsheet ของคุณจะมีประสิทธิภาพการใช้งานที่มากขึ้น พร้อมด้วยฟังก์ชัน ลูกเล่นต่างๆ ที่คุณอาจไม่เคยเคยสัมผัสใน Word หรือ Excel 
หลังจากที่ Google ได้ประกาศว่า web apps 2 ตัวในตระกูล Google Drive คือ Google Docs และ Google Sheets มีระบบส่วนเสริมหรือ add-ons แล้ว โดยจะอยู่ในเมนูอันใหม่ชื่อ add-ons  และตอนนี้ add-ons ที่ร่วมเปิดตัวมีหลายอย่าง เช่น ระบบ workflow ของเอกสาร, การพิมพ์ที่อยู่ปะหน้าจดหมายครั้งเดียวเป็นจำนวนมากๆ, การทำสารบัญ-บรรณานุกรม, การทำจดหมายเวียน (mail merge) แล้วส่งออกทางอีเมล์, ทำกราฟหรือชาร์ท เป็นต้น

   

หลายๆคนที่ใช้ Docs และ Sheets บน Google Drive อยู่เป็นประจำคงจะดีใจเมื่อทาง Google ได้เปิด add-on store หรือ ร้านสำหรับขายฟีเจอร์เสริมบน Docs และ Sheets โดยร้านนี้จะเปิดให้ทางนักพัฒนาภายนอกสามารถทำฟีเจอร์เพิ่มเติมมาให้ download free หรือขายได้ ซึ่งจะทำให้เจ้า Docs และ Sheets เก่งขึ้นกว่าเดิมอีกหลายเท่า เช่น การสร้างป้าย label อัตโนมัติ หรือทำการ์ดเชิญแบบง่ายๆ รวมตอนนี้มีกว่า 30 adds-ons เปิดให้ download อธิบายแบบนี้อาจจะไม่เห็นภาพ  ลองไปดูวิดีโอตัวอย่างเลยดีกว่าครับ

 

 

 
  

    add-ons ใน Google Docs และ Google Spreadsheet นั้นมีให้เลือกใช้งานมากมายตามความต้องการ แต่วันนี้ผมอยากจะมานำเสนอ add-ons ตัวหนึ่ง คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับบุคคลหรือกลุ่มธุรกิจที่ต้องการส่งออกอีเมล์จำนวนมากเพื่อประชาสัมพันธ์สินค้าหรือแจ้งอัพเดตข้อมูลต่างๆให้ลูกค้าทราบครับ ซึ่งการส่งออกอีเมล์แจ้งลูกค้าปกติ โดยอีเมล์ฉบับนั้นมีข้อความเหมือนกันทุกประการคงจะไม่ใช่ปัญหา แต่ add-ons ตัวนี้ สามารถที่จะทำให้คุณระบุ ชื่อของลูกค้าเป็นรายคนได้ หรือชื่อบริษัทของลูกค้าได้ ซึ่งช่วยเพิ่มความสำคัญต่อจดหมายนั้นและแสดงถึงความเอาใจใส่ที่มากขึ้น ดีกว่าเราจะเขียนกว้างๆ เช่น เรียน คุณลูกค้า ก็เปลี่ยนเป็น เรียน คุณ ชื่อของลูกค้า  ลักษณะการทำงานของ add-ons นี้ก็จะคล้ายๆกับการส่งจดหมายเวียนที่หลายคนรู้จักครับ Add-ons ตัวนี้จะช่วยให้เราไม่ต้องมานั่งแก้หรือพิมพ์ชื่อลูกค้าทีละรายครับ

จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเดิมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมาย เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีข้อความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและ ที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด
เราลองมาดูวิธีการติดตั้งและการใช้งาน Add-ons ตัวนี้กันนะครับ Add-ons ตัวนี้มีชื่อว่า 
 “Yet Another Mail Merge” ครับ


1.ก่อนอื่นให้เราไปที่ Drive แล้วเลือกสร้างเอกสาร Google Spreadsheet ครับ




2. ทำการการตั้งชื่อ Google Spreadsheet ที่สร้างขึ้นมาครับ จากนั้นกดไปที่ tab “Add-ons”  
แล้วเลือก Get add-ons ครับ





3. จะปรากฏหน้า add-ons มากมายให้เราเลือกใช้งานครับ 





4. ทำการค้นหา add-ons ที่ชื่อว่า mail merge ในช่องค้นหาครับ  จะปรากฏ Add-ons ดังภาพ  
ให้กดที่ปุ่ม +Free (ปุ่มสีน้ำเงิน) ที่ Add-ons “Yet Another Mail Merge”







5. กดปุ่ม Accept ยืนยันการใช้งาน Add-ons ตัวนี้ใน Google Apps ของเราครับ





6. พิมพ์ชื่อคอลัมน์ที่ต้องการให้ปรากฏในอีเมล์ ตัวอย่างเช่น FirstName, LastName จากนั้นสร้างคอลัมน์ EmailAddress ขึ้นมาเพื่อใช้ในการส่งออกจดหมายครับ









7. จากนั้นกลับไปร่างจดหมายที่ต้องการจะส่งออกในหน้า Mail ของเราครับ
โดยพิมพ์ <<ชื่อคอลัมน์ >> ตรงตำแหน่งที่เราต้องการให้ add-ons ระบุให้อัตโนมัติครับ เช่น <<FirstName>> เสร็จแล้วก็กดปิดร่างจดหมายนั้นไปครับ







 8. กลับมาที่ Google Spreadsheet เลือก Add-ons >>   Yet Another Mail Merge >>  Start Mail Merge







9. เลือกคอลัมน์ที่ระบุอีเมล์ในการส่งออกในที่นี้คือคอลัมน์ “EmailAddress” จากนั้นกดปุ่ม Save








 10.เลือกร่างจดหมาย(Draft)ที่ต้องการจะส่งออก
ระบุชื่อที่เราต้องการใช้ในการส่งออก สามารถระบุเป็นชื่ออะไรก็ได้ ในที่นี้ระบุให้ส่งในนาม “Google Apps Team” จากนั้นเลือก Email ผู้ส่งในช่อง Send from เมื่อเลือกเสร็จให้กดที่ปุ่ม “Send Emails”











11. แสดง Pop-up ขึ้นมาว่าส่งเรียบร้อย กดปุ่ม OK






12. แสดงภาพการรับเมล์ของฝั่งผู้รับจะเห็นว่าปรากฏชื่อผู้ส่งเป็น “Google Apps Team” ตามที่ได้ตั้งไว้ และชื่อในตัวอีเมล์ก็มีการใส่ให้อัตโนมัติโดย add-ons




 ภาพแสดงเมื่อคลิกเข้ามาดูภายในอีเมล์






สำหรับ add-ons “Yet Another Mail Merge” ถ้าบุคคลหรือบริษัทใดใช้ Google Apps for Business สามารถที่จะส่งอีเมล์ออกได้ถึงวันละ1,500 อีเมล์ครับ ซึ่งมากกว่าการส่งโดยใช้ Gmail 
แบบ Consumer (@gmail) หรือ Google Apps แบบฟรีถึง 15 เท่าครับ   
ส่วนข้อจำกัดและรายละเอียดอื่นๆ สามารถดูได้จากภาพด้านล่างครับ

 



     หวังว่าบทความเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อยสำหรับบุคคลหรือหน่วยงานที่ใช้งาน Google Apps อยู่แล้ว แต่ต้องการที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนะครับ และสำหรับบุคคลหรือหน่วยงานใดที่ยังไม่ได้ใช้ Google Apps  แต่เกิดความสนใจสามารถติดต่อสอบถามทางบริษัทแทนเจอรีนได้ครับ ไม่แน่ว่าส่วนหนึ่งส่วนใดของ Google Apps อาจจะมาตอบโจทย์ธุรกิจของคุณก็เป็นได้ครับ

สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th หรือ กรอกข้อมูลที่แบบฟอร์มนี้ครับ

ขอบคุณมากครับ