Thursday, July 3, 2014

ส่งจดหมายเวียนแบบง่ายๆ โดยใช้ Add-ons ใน Spreadsheet

 

          Yet Another Mail Merge        

      การใช้งาน Google Docs และ Google Spreadsheet ของคุณจะมีประสิทธิภาพการใช้งานที่มากขึ้น พร้อมด้วยฟังก์ชัน ลูกเล่นต่างๆ ที่คุณอาจไม่เคยเคยสัมผัสใน Word หรือ Excel 
หลังจากที่ Google ได้ประกาศว่า web apps 2 ตัวในตระกูล Google Drive คือ Google Docs และ Google Sheets มีระบบส่วนเสริมหรือ add-ons แล้ว โดยจะอยู่ในเมนูอันใหม่ชื่อ add-ons  และตอนนี้ add-ons ที่ร่วมเปิดตัวมีหลายอย่าง เช่น ระบบ workflow ของเอกสาร, การพิมพ์ที่อยู่ปะหน้าจดหมายครั้งเดียวเป็นจำนวนมากๆ, การทำสารบัญ-บรรณานุกรม, การทำจดหมายเวียน (mail merge) แล้วส่งออกทางอีเมล์, ทำกราฟหรือชาร์ท เป็นต้น

   

หลายๆคนที่ใช้ Docs และ Sheets บน Google Drive อยู่เป็นประจำคงจะดีใจเมื่อทาง Google ได้เปิด add-on store หรือ ร้านสำหรับขายฟีเจอร์เสริมบน Docs และ Sheets โดยร้านนี้จะเปิดให้ทางนักพัฒนาภายนอกสามารถทำฟีเจอร์เพิ่มเติมมาให้ download free หรือขายได้ ซึ่งจะทำให้เจ้า Docs และ Sheets เก่งขึ้นกว่าเดิมอีกหลายเท่า เช่น การสร้างป้าย label อัตโนมัติ หรือทำการ์ดเชิญแบบง่ายๆ รวมตอนนี้มีกว่า 30 adds-ons เปิดให้ download อธิบายแบบนี้อาจจะไม่เห็นภาพ  ลองไปดูวิดีโอตัวอย่างเลยดีกว่าครับ

 

 

 
  

    add-ons ใน Google Docs และ Google Spreadsheet นั้นมีให้เลือกใช้งานมากมายตามความต้องการ แต่วันนี้ผมอยากจะมานำเสนอ add-ons ตัวหนึ่ง คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับบุคคลหรือกลุ่มธุรกิจที่ต้องการส่งออกอีเมล์จำนวนมากเพื่อประชาสัมพันธ์สินค้าหรือแจ้งอัพเดตข้อมูลต่างๆให้ลูกค้าทราบครับ ซึ่งการส่งออกอีเมล์แจ้งลูกค้าปกติ โดยอีเมล์ฉบับนั้นมีข้อความเหมือนกันทุกประการคงจะไม่ใช่ปัญหา แต่ add-ons ตัวนี้ สามารถที่จะทำให้คุณระบุ ชื่อของลูกค้าเป็นรายคนได้ หรือชื่อบริษัทของลูกค้าได้ ซึ่งช่วยเพิ่มความสำคัญต่อจดหมายนั้นและแสดงถึงความเอาใจใส่ที่มากขึ้น ดีกว่าเราจะเขียนกว้างๆ เช่น เรียน คุณลูกค้า ก็เปลี่ยนเป็น เรียน คุณ ชื่อของลูกค้า  ลักษณะการทำงานของ add-ons นี้ก็จะคล้ายๆกับการส่งจดหมายเวียนที่หลายคนรู้จักครับ Add-ons ตัวนี้จะช่วยให้เราไม่ต้องมานั่งแก้หรือพิมพ์ชื่อลูกค้าทีละรายครับ

จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเดิมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมาย เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีข้อความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและ ที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด
เราลองมาดูวิธีการติดตั้งและการใช้งาน Add-ons ตัวนี้กันนะครับ Add-ons ตัวนี้มีชื่อว่า 
 “Yet Another Mail Merge” ครับ


1.ก่อนอื่นให้เราไปที่ Drive แล้วเลือกสร้างเอกสาร Google Spreadsheet ครับ




2. ทำการการตั้งชื่อ Google Spreadsheet ที่สร้างขึ้นมาครับ จากนั้นกดไปที่ tab “Add-ons”  
แล้วเลือก Get add-ons ครับ





3. จะปรากฏหน้า add-ons มากมายให้เราเลือกใช้งานครับ 





4. ทำการค้นหา add-ons ที่ชื่อว่า mail merge ในช่องค้นหาครับ  จะปรากฏ Add-ons ดังภาพ  
ให้กดที่ปุ่ม +Free (ปุ่มสีน้ำเงิน) ที่ Add-ons “Yet Another Mail Merge”







5. กดปุ่ม Accept ยืนยันการใช้งาน Add-ons ตัวนี้ใน Google Apps ของเราครับ





6. พิมพ์ชื่อคอลัมน์ที่ต้องการให้ปรากฏในอีเมล์ ตัวอย่างเช่น FirstName, LastName จากนั้นสร้างคอลัมน์ EmailAddress ขึ้นมาเพื่อใช้ในการส่งออกจดหมายครับ









7. จากนั้นกลับไปร่างจดหมายที่ต้องการจะส่งออกในหน้า Mail ของเราครับ
โดยพิมพ์ <<ชื่อคอลัมน์ >> ตรงตำแหน่งที่เราต้องการให้ add-ons ระบุให้อัตโนมัติครับ เช่น <<FirstName>> เสร็จแล้วก็กดปิดร่างจดหมายนั้นไปครับ







 8. กลับมาที่ Google Spreadsheet เลือก Add-ons >>   Yet Another Mail Merge >>  Start Mail Merge







9. เลือกคอลัมน์ที่ระบุอีเมล์ในการส่งออกในที่นี้คือคอลัมน์ “EmailAddress” จากนั้นกดปุ่ม Save








 10.เลือกร่างจดหมาย(Draft)ที่ต้องการจะส่งออก
ระบุชื่อที่เราต้องการใช้ในการส่งออก สามารถระบุเป็นชื่ออะไรก็ได้ ในที่นี้ระบุให้ส่งในนาม “Google Apps Team” จากนั้นเลือก Email ผู้ส่งในช่อง Send from เมื่อเลือกเสร็จให้กดที่ปุ่ม “Send Emails”











11. แสดง Pop-up ขึ้นมาว่าส่งเรียบร้อย กดปุ่ม OK






12. แสดงภาพการรับเมล์ของฝั่งผู้รับจะเห็นว่าปรากฏชื่อผู้ส่งเป็น “Google Apps Team” ตามที่ได้ตั้งไว้ และชื่อในตัวอีเมล์ก็มีการใส่ให้อัตโนมัติโดย add-ons




 ภาพแสดงเมื่อคลิกเข้ามาดูภายในอีเมล์






สำหรับ add-ons “Yet Another Mail Merge” ถ้าบุคคลหรือบริษัทใดใช้ Google Apps for Business สามารถที่จะส่งอีเมล์ออกได้ถึงวันละ1,500 อีเมล์ครับ ซึ่งมากกว่าการส่งโดยใช้ Gmail 
แบบ Consumer (@gmail) หรือ Google Apps แบบฟรีถึง 15 เท่าครับ   
ส่วนข้อจำกัดและรายละเอียดอื่นๆ สามารถดูได้จากภาพด้านล่างครับ

 



     หวังว่าบทความเรื่องนี้จะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อยสำหรับบุคคลหรือหน่วยงานที่ใช้งาน Google Apps อยู่แล้ว แต่ต้องการที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนะครับ และสำหรับบุคคลหรือหน่วยงานใดที่ยังไม่ได้ใช้ Google Apps  แต่เกิดความสนใจสามารถติดต่อสอบถามทางบริษัทแทนเจอรีนได้ครับ ไม่แน่ว่าส่วนหนึ่งส่วนใดของ Google Apps อาจจะมาตอบโจทย์ธุรกิจของคุณก็เป็นได้ครับ

สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th หรือ กรอกข้อมูลที่แบบฟอร์มนี้ครับ

ขอบคุณมากครับ