Monday, July 28, 2014

แก้ไขเอกสาร Microsoft Office ได้ง่ายๆ ด้วย Chrome browser

สำหรับใครหลายๆคน อยากที่จะเปิดเอกสาร Microsoft Office เพื่อแก้ไขข้อมูล
แต่บนคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นไม่มี Microsoft Office ติดตั้งอยู่
หรือไม่ต้องการที่จะเสียเงินเพื่อซื้อลิขสิทธิ์การใช้งาน เนื่องจากใช้งานไม่มาก หรือไม่บ่อย
หรือองค์กรที่ต้องการลดการซื้อลิขสิทธิ์ Microsoft Office
บทความนี้อาจเป็นประโยชน์กับหลายๆคน
"แก้ไขเอกสาร Microsoft Office ได้ง่ายๆ ด้วย Chrome browser"

Google ได้ออก Chrome extension ที่ชื่อว่า "Office Editing for Docs, Sheets, and Slides"
สำหรับการใช้งานบน Chrome browser
คุณสมบัติ

  • สามารถแก้ไขไฟล์ .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt และ .pptx
  • ใช้งานกับไฟล์บนเครื่องได้ แม้ไม่ได้เชื่อมต่ออินเตอร์เนต
ข้อจำกัด
  • การบันทึกไฟล์จะบันทึกเป็นไฟล์ชนิด Microsoft Office 2007 ขึ้นไป เท่านั้น
    (.docx, .xlsx หรือ .pptx)
  • ฟังก์ชันการใช้งานจะเป็นเพียงพื้นฐานเท่านั้น

ต้องเตรียมอะไรบ้าง ?
  • Chrome browser (แนะนำว่าให้อัพเดทเป็นเวอร์ชันล่าสุด) - หากยังไม่มี สามารถดาวน์โหลดได้ที่ google.com/Chrome‎
  • Internet สำหรับใช้ในการดาวน์โหลด Chrome extension
วิธีการดาวน์โหลดและติดตั้ง Office Editing for Docs, Sheets, and Slides extension
  1. เข้าไปที่ goo.gl/aFI9K8 หรือ chrome web store จากนั้น search ด้วยคำว่า "Office Editing for Docs, Sheets, and Slides"
  2. คลิกที่ปุ่ม "FREE" สีน้ำเงินอยู่ทางขวาบน

  3. คลิกที่ปุ่ม "Add"

  4. รอดาวน์โหลดสักครู่ จากนั้น Chrome browser จะทำการติดตั้ง extension นี้ให้อัตโนมัติ

  5. เมื่อติดตั้งเสร็จแล้ว จะขึ้น pop-up แจ้งเตือนดังภาพ

  6. หน้าเว็บที่เราดาวน์โหลด extension จะเปลี่ยนจากปุ่ม "FREE" เป็นปุ่ม "ADDED TO CHROME" สีเขียว นั่นหมายความว่าติดตั้งเสร็จสิ้นแล้ว

วิธีการเปิดไฟล์บนเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อใช้งาน
  1. เปิดหน้าแท็บใหม่ขึ้นมา (New Tab)
  2. วิธีการเปิดไฟล์มี 2 วิธี
    วิธีที่ 1 คลิกเลือกไฟล์ที่คุณต้องการจาก Desktop หรือ Folder แล้วลากไปยังหน้า
    แท็บใหม่




    วิธีที่ 2 คลิกขวาที่ไฟล์ที่ต้องการจากนั้น Open with >> Google Chrome


  3. จะทำการเปิดไฟล์ขึ้นมา (ในครั้งแรกให้คลิกที่ปุ่ม "Got it")

  4. หากเราเปิดไฟล์ขึ้นมาครั้งแรก สังเกตได้ว่าจะขึ้นเตือนเป็นสีแดง "Edits will not automatically saved"
    ให้ทำการบันทึกไฟล์ก่อน โดยคลิกที่ "Save now"

  5. เลือกที่จัดเก็บที่เราต้องการบันทึกไฟล์ แล้วกดปุ่ม "Save"

  6. จากนั้นไฟล์ดังกล่าวจะบันทึกให้อัตโนมัติ จนกว่าจะปิดแท็บไป
    (เราสามารถแก้ไขเอกสารได้เลย โดยจะบันทึกให้อัตโนมัติ)

  7. หากเรากด Share จะไม่สามารถ share ได้ เนื่องจากเป็นไฟล์ Microsoft Office ไม่สามารถแก้ไขพร้อมกันหลายคนได้ (ไม่สามารถทำ collaboration ได้ หากต้องการทำ collaboration ให้บันทึกเป็น Google Docs)

วิธีการใช้งานกับ Google Drive UI แบบใหม่
หากคุณได้ใช้งาน Google Drive UI แบบใหม่แล้ว สามารถเปิดไฟล์ Microsoft Office บน Google Drive ของคุณได้ทันที และทำการบันทึกไฟล์ให้อัตโนมัติเมื่อมีการแก้ไข
(หากเป็น UI แบบเก่าอยู่ ยังไม่สามารถ
เปิดไฟล์ Microsoft Office ได้ อดใจรอสักนิด Google ทยอยอัพเดทให้อยู่ครับ)
  • หน้าตา Google Drive UI แบบใหม่

  • สังเกตได้ว่ามีขึ้นคำว่า "All changes saved in Drive" นั่นหมายถึงมีการบันทึกไฟล์ลง Drive ให้อัตโนมัติ