Saturday, September 20, 2014

Chromebox for Meetings VS Chromebox แบบประกอบร่างเอง

Chromebox for Meetings คือ ชุดอุปกรณ์ที่ออกแบบมาสำหรับใช้งาน video conference สำหรับองค์กรโดยเฉพาะ ช่วยให้องค์กร สามารถสื่อสารกันได้สะดวกมากขึ้น ร่นระยะทาง, เวลาและค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไปในการเดินทาง เพื่อมาประชุมกันเพียงแค่ไม่กี่ชั่วโมง


ผู้ประชุมต้องเสียเวลาไปกับการเดินทางบนท้องถนน เพื่อประชุมเพียงไม่กี่ชั่วโมง
ภาพจาก: migrationology.com


หากเทียบกับโซลูชัน video conference อื่นๆ ที่ใช้งานกันในองค์กรขนาดใหญ่ สิ่งที่เกิดขึ้นคือ โซลูชันเหล่านั้นมีต้นทุนสูงมาก ทำให้องค์กรสามารถจัดหาได้อุปกรณ์ได้ในจำนวนจำกัด สิ่งที่ตามมาก็คือ การใช้งานโซลูชันเหล่านี้ถูกใช้งานในวงจำกัด เช่น ใช้งานได้เฉพาะผู้บริหารระดับสูง หรือเฉพาะเจ้าหน้าที่ในสำนักงานใหญ่เท่านั้น ทำให้บุคคลากรส่วนมากไม่ได้รับประโยชน์ใดๆ จากการที่องค์กรมีระบบดังกล่าว


ระบบ video conference ระดับสูง เข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้งานบางกลุ่ม
ภาพจาก: wikipedia

Chromebox for Meetings เป็นชุด video conference ที่มีราคาไม่สูง ทำให้องค์กรสามารถจัดหา Chromebox for Meetings มาใช้งานในองค์กรได้ในวงกว้าง เป็นการเปิดพื้นที่ให้เทคโนโลยีสามารถรองรับความต้องการของบุคคลากรในองค์กรได้อย่างทั่วถึง ระบบ video conference ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานในทุกระดับ เช่น
  • การประชุดนัดหมายของหน่วยงานต่างๆ สามารถเกิดขึ้นได้ทันที ไม่ต้องรอรอบของการประชุมประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน
  • ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน ไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง (โดยเฉพาะการเดินทางในเมืองที่มีรถติดมากๆ อย่างเช่นกรุงเทพฯ)
  • องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางของบุคคลากร
  • องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่จำกัด ได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น การติดตั้งชุด Chromebox for Meetings สำหรับให้บริการลูกค้าที่มาที่สาขา หรือ บูทนอกสถานที่ ให้ลูกค้าได้รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญในผลิตภัณฑ์และบริการนั้นๆ (ลดจำนวนบุคคลากรที่ต้องไปประจำตามสาขา หรือ บูท)
  • ในบางบริบท องค์กรสามารถเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับพนักงานได้มากขึ้น เช่น ให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน แต่ยังสามารถประชุมงานได้โดยสะดวกผ่าน Chromebox for Meetings (ลดค่าเช่าออฟฟิศสำหรับพนักงานทุกคน พนักงานไม่ต้องเสียเวลาเดินทางและมีความยืดหยุ่นมากกว่า)


ด้วย video conference ที่ทุกคนเข้าถึงได้ สามารถลดค่าเดินทางขององค์กรได้อย่างชัดเจน
ภาพจาก: londonlovebusiness.com

หลังจากแนะนำให้รู้จัก Chromebox for Meetings แล้ว หากเราดูที่องค์ประกอบของชุด Chromebox for Meetings จะพบว่า ชุดอุปกรณ์นั้น เป็นอุปกรณ์ที่สามารถหาซื้อได้ทั่วไป คนส่วนใหญ่อาจจะเกิดความคิดว่าสามารถนำ Chromebox มาประกอบร่างกับกล้อง webcam และ mic/speaker แล้วใช้เป็น Chromebox for Meetings ได้หรือไม่? คำตอบคือ ทำได้ แต่คุณจะไม่ได้ Chromebox for Meetings (ไม่ได้กวนนะคับ เดี๋ยวจะอธิบายเพิ่มเติม)


ชุด Chromebox for Meetings จาก Google ออกแบบมาสำหรับการทำ vidoe conference โดยเฉพาะ

ประเด็นที่ Chromebox for Meetings แตกต่างจาก Chromebox แบบประกอบร่าง โดยหลักๆ แล้วจะแตกต่างกันที่ “ประสบการณ์ในการใช้งาน” เนื่องจาก Chromebox for Meetings มาพร้อมซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับการใช้งานเป็น video conference โดยเฉพาะ ทำให้รูปแบบการใช้งานนั้นง่ายและตรงตัวมากกว่า


ตัวอย่างการใช้งานทั้ง 2 รูปแบบ เปรียบเทียบกันตามตารางด้านล่าง ซึ่ง Chromebox แบบประกอบร่างเอง จะหมายถึงการนำ Chromebox แบบทั่วไปมาต่อกับ webcam และ mic/speaker เพื่อพยายามประยุกต์เป็น Chromebox for Meetings

การใช้งาน
Chromebox for Meetings
Chromebox แบบประกอบร่างเอง
การเตรียม account
ไม่ต้องเตรียม acc ใดๆ
ต้องเตรียม account 1 user account ต่ออุปกรณ์ 1 ชุด
ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการทำ video conference
Chrome OS
การจองเพื่อใช้งาน video conference
user ทำตามขั้นตอนปกติคือ
สร้าง calendar event และกดจองห้องประชุม (ที่ผูกกับ Chromebox for Meetings ไว้แล้ว) ไม่มีขั้นตอนเพิ่มเติม
user สร้าง calendar event และกดจองห้องประชุมที่ต้องการ จากนั้นต้องมาเลือกจอง calendar ของ Chromebox ด้วย
การใช้งาน video conference
  1. ผู้เข้าประชุม เดินมาที่ห้อง
  2. กด remote control เพียง 1 ครั้ง เพื่อเริ่มประชุม
  1. ผู้เข้าประชุม เดินมาที่ห้อง
  2. login ด้วย acc กลางที่กำหนดไว้ใช้กับ Chromebox
  3. เปิด Chrome browser
  4. เปิดหน้า Google calendar
  5. กดเริ่มประชุมจากหน้า calendar
ความปลอดภัย
ไม่มีความเสี่ยง เนื่องจากไม่มีการใช้งาน account กลาง
มีความเสี่ยงเนื่องจากต้องมีการ login ด้วย account กลาง หากมีการกระทำที่ไม่เหมาะสม (เช่น ใช้ account กลางส่งอีเมลที่ไม่เหมาะสมไปหาผู้อื่น)
การแสดงผล 2 หน้าจอ
รองรับการแสดงผล 2 หน้าจอ โดยหน้าจอหลักจะแสดงหน้า video conference ส่วนหน้าจอที่ 2 จะแสดงเอกสารที่ผู้เข้าร่วมประชุมกดแสดง
ต่อออก 2 หน้าจอได้ แต่การทำ video conference รองรับเพียงหน้าจอเดียว
การจัดซื้อ เตรียมการ และการ support
จัดซืัอและรับการ support จากที่เดียวเป็นชุด ได้อุปกรณ์ครบพร้อมใช้งานทันที
จัดซื้ออุปกรณ์แยกชิ้นส่วนกัน จากแหล่งต่างๆ

การ support แยกตามแหล่งที่มาของอุปกรณ์แต่ละชิ้น

ก่อนเริ่มใช้งาน admin จะต้องเตรียม account สำหรับอุปกรณ์แต่ละชุด และ
ความง่ายในการใช้งานในฝั่งผู้ใช้
ออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย
การจอง video conference ไม่มีขั้นตอนเพิ่ม
การเริ่มประชุมกด remote control เพียงครั้งเดียว
สร้างความสับสนให้ user เนื่องจากการจองระบบ video conference ต้องจ้องแยกต่างหาก จากการจองห้องประชุม

การเริ่มประชุม ต้องมีการ login ด้วย account กลาง และมีขั้นตอนในการเริ่มประชุมที่ซับซ้อนกว่า

หากสนใจเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรของคุณ ด้วย Chromebox for Meetings สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
---
www.tangerine.co.th


Hangouts in Google Calendar



   การประชุมของคุณจะง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น คุณลองคิดดูเล่นๆว่าถ้าเกิดเหตุการณ์ที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้หรือบุคคลอื่นๆที่จะต้องเข้าร่วมประชุมนั้นไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ อาจทำให้การประชุมนั้นขาดความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมหรือการประชุมนั้นต้องยกเลิกไป แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปเพราะฟังก์ชัน Hangouts in Google calendar
  เมื่อคุณสร้างกิจกรรมใน calendar กิจกรรมนั้นจะสร้าง link Hangouts ให้อัตโนมัติ ช่วยให้ทุกคนในกิจกรรมสามารถเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอได้อย่างง่ายดาย

วิธีการสร้าง link video call 

เมื่อคุณกดสร้างกิจกรรมใน calendar จะปรากฎ link video call ให้อัตโนมัติดังภาพ
คุณสามารถกดเปลี่ยนชื่อ video call ได้ หรือถ้าไม่ต้องการก็สามารถกดลบได้ครับ



วิธีการเข้าร่วมกิจกรรมผ่าน link video call 

ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วม video call ได้หลายวิธี ดังนี้
1.คลิก "Join meeting" ในช่องกิจกรรมหรือหน้ากิจกรรมใน calendar ของผู้เข้าร่วม


2. คลิก link video call  ในคำเชิญทาง email



สิ่งที่ควรรู้เพิ่มเติม
1. ถ้าคุณใช้ Google Apps for Work  Admin สามารถที่จะปิดฟังก์ชันการสร้าง link video call
2. ถ้าคุณไม่อยาก video call กับผู้เข้าร่วมบางคน คุณสามารถบล็อคผู้เข้าร่วมเหล่านั้นได้
3. ผู้เข้าร่วมภายนอกต้องได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมโดยตรง จึงจะสามารถเข้าร่วมการประชุมได้
    ผู้เข้าร่วมสามารถคลิก URL ในคำเชิญทาง Email แต่ถ้าไม่มีการเพิ่มผู้เข้าร่วมไปยังกิจกรรมใน
    calendar บุคคลเหล่านี้จะไม่สามารถเข้าร่วมได้

หากสนใจข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine  www.tangerine.co.th
ขอบคุณครับ


Friday, September 12, 2014

ดูอีเมลแบบ Offline ผ่าน Chrome browser

สำหรับคนที่ต้องการดูอีเมลหรือเขียนอีเมลเพื่อเตรียมส่งในขณะที่ไม่ได้เชื่อมต่ออินเตอร์เนต
แต่ไม่อยากที่จะติดตั้งโปรแกรม Email client บนเครื่องคอมพิวเตอร์
Gmail Offline สามารถช่วยคุณได้ เพียงใช้งาน Chrome browser และติดตั้ง Chrome Apps "Gmail Offline" ก็สามารถใช้งานได้ทันที



Gmail Offline ทำอะไรได้บ้าง ?

  • ดูอีเมลที่ระบบได้ทำการ sync ไว้ครั้งล่าสุด
  • จัดการอีเมล: ลบ, ย้าย label, แปะ label, archive
  • เขียนจดหมายใหม่ (Compose)

ข้อจำกัดของ Gmail Offline ?
  • จำเป็นต้องเปิด Gmail Offline เพื่อให้ทำการ sync อีเมลให้เป็นล่าสุด (คล้าย Email client)
  • ไฟล์แนบ 1 ไฟล์ แนบได้ขนาดใหญ่สูงสุดคือ 5 MB (ขนาดรวมของอีเมลยังคงได้ขนาดสูงสุด 25 MB เช่นเดิม และแนบได้หลายไฟล์)

ต้องเตรียมอะไรบ้าง ? ถึงจะใช้งาน Gmail Offline ได้
  • Chrome browser (แนะนำว่าให้อัพเดทเป็นเวอร์ชันล่าสุด) - หากยังไม่มี สามารถดาวน์โหลดได้ที่ google.com/Chrome‎
  • Sign in เข้า Google Account ที่ต้องการของคุณ (Account Google Appsขององค์กรคุณ หรือ Gmail.com)
  • Internet ที่เสถียรและควรใช้ WiFi เนื่องจากว่า การเปิดใช้งาน Gmail Offline ครั้งแรก จะทำการ sync อีเมล 7 วันล่าสุด มาเก็บเป็น cache ไว้ที่เครื่องของเรา
วิธีการติดตั้งเพื่อใช้งาน Gmail Offline
  1. เข้าไปที่ Mail หรือ Gmail
  2. คลิกที่ปุ่มรูปเฟือง แล้วเลือก Settings

  3. คลิกที่แท็บ Offline แล้วคลิกที่ Install Gmail Offline (หรือ Gmail Offline Apps) จากนั้นจะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา

  4. คลิกที่ปุ่ม FREE หรือ ฟรี เพื่อติดตั้ง

  5. คลิกที่ปุ่ม Add เพื่อยืนยันการติดตั้ง

  6. จากนั้นจะพบหน้า Apps เปิดขึ้นมา (หากไม่มีหน้า Apps เปิดขึ้นมา ให้เปิดหน้าแท็บใหม่ (New Tab) แล้วคลิกที่ปุ่ม  ซึ่งอยู่ทางด้านซ้ายบน)
  7. คลิกที่ไอคอน Gmail Offline

  8. เมื่อเข้าใช้งานครั้งแรก จะขออนุญาตการใช้งาน Gmail Offline กับ account ของเรา
    ให้เลือกที่ Allow offline mail และคลิกที่ปุ่ม Continue

  9. จากนั้นจะเข้าไปที่หน้า Gmail Offline Apps

  10. สามารถดูสถานะการ sync ทางด้านซ้ายล่าง (หากไม่ขึ้นอะไร แสดงว่า sync สมบูรณ์แล้ว)

    ตัวอย่างสถานะการ sync

     

วิธีการเรียกใช้งาน Gmail Offline mode
  1. เปิด Chrome browser จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Apps ซึ่งอยู่ทางด้านซ้ายบนของหน้าแท็บใหม่ (New Tab)

  2. คลิกที่ไอคอน Gmail Offline

วิธีการเลือกช่วงเวลาในการ sync download email
  1. คลิกที่ปุ่ม รูปเฟือง ทางด้านขวาบน ใน Gmail Offline

  2. คลิกเลือกช่วงเวลาจาก drop-down list

  3. คลิกที่ปุ่ม Apply ทางด้านขวาบน เพื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่า

วิธีถอนการติดตั้ง Gmail Offline Apps ออกจาก Browser เครื่องดังกล่าว
  1. เปิด Chrome browser จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Apps ซึ่งอยู่ทางด้านซ้ายบนของหน้าแท็บใหม่ (New Tab)

  2. คลิกขวาที่ไอคอน Gmail Offline แล้วเลือก Remove from Chrome

  3. คลิกที่ปุ่ม Remove เพื่อยืนยันการลบ

  4. จากนั้นไอคอน Gmail Offline จะหายไป เสร็จสิ้นการลบ Gmail Offline Apps
    แต่ข้อมูลที่เราได้ sync ไว้นั้นยังคงอยู่
  5. เพื่อลบข้อมูลที่ค้างอยู่ ให้พิมพ์ chrome://settings/cookies หรือ คลิกที่ URL ดังกล่าว
  6. พิมพ์ mail.google.com แล้วคลิกที่ปุ่ม Remove all จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Done เป็นอันเสร็จสิ้นการถอนการติดตั้ง Gmail Offline Apps




หากสนใจข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine  www.tangerine.co.th 
ขอบคุณครับ