Saturday, October 25, 2014

ปกป้อง Google Account ให้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ด้วย Security Key

Google เปิดให้ผู้ใช้งาน Google Accout (ทั้งผู้ใช้ Gmail และ Google Apps) สามารถปกป้องบัญชีของตนเองให้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้นด้วย 2-step verification ที่เป็นการ login ด้วยสิ่งที่เรารู้ (ในที่นี้คือ รหัสผ่าน) และสิ่งที่เรามี (ในที่นี้คือโทรศัพท์มือถือ) ในกรณีที่สิ่งที่เรารู้ (รหัสผ่าน) รั่วไหลออกไป ทั้งจากการ Phishing (การทำหน้าเวบปลอดเพื่อหลอกให้ผู้ใช้ใส่รหัสผ่านและดักเก็บรหัสไปใช้งาน) หรือจากช่องทางอื่นๆ บัญชีของเราจะยังปลอดภัยในระดับหนึ่ง เนื่องจากการเข้าใช้งานจำเป็นต้องใช้รหัส (token) อีกชุดหนึ่งจากสิั่งที่เรามี

การเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ ต้องมี 2 ปัจจัยคือ สิ่งที่รู้ (รหัสผ่าน) และ สิ่งที่มี (โทรศัพท์ หรือ Security Key)

ก่อนหน้านี้ Google เปิดให้ผู้ใช้ตั้งค่าโทรศัพท์มือถือเป็นปัจจัยที่สองในการ login เข้าใช้งาน โดยสามารถใช้โทรศัพท์มือถือเลือกรับ token ผ่าน SMS สำหรับ iOS, Android สามารถใช้ token จากแอพ Google Authenticator แทนได้ (ซึ่งสะดวกกว่าเพราะไม่ต้องรอรับ token ทาง SMS)

token ที่ได้จาก Google Authenticator จะเป็นตัวเลข 6 หลักและมีอายุแค่ช่วงเวลาหนึ่ง

ล่าสุด Google เพิ่มทางเลือกในการใช้งานปัจจัยที่สองเข้ามา เป็น Security Key โดยมีลักษณะเป็นอุปกรณ์ USB ที่ถูกกำหนดมาตรฐานโดย FIDO Alliance

การใช้งาน Security Key โดยเสียบเข้ากับ USB port ของคอมพิวเตอร์

การลงทะเบียน Security Key เพื่อใช้งานกับ Google Account

สำหรับบัญชีที่เปิดใช้งาน 2-Step Verification แล้ว สามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างได้ หากยังไม่ได้เปิดใช้งาน 2-Step Verification ให้เปิดใช้งานให้เรียบร้อยก่อน (ดูรายละเอียดได้จาก การเปิดใช้งาน 2-step verification)

1. ไปที่การตั้งค่าความปลอดภัย (https://www.google.com/settings/security)
2. กดที่การตั้งค่า 2-Step Verification


3. ไปที่หัวข้อ Security Keys และกดที่ Add Security Key


4. ทำตามขั้นตอนที่ปรากฏบนหน้าจอ


เมื่อลงทะเบียน Security Key เรียบร้อยแล้ว เมื่อมีการ login ด้วย username และ password ที่ถูกต้อง ระบบจะให้เราเสียบ Security Keys ที่เป็นปัจจัยที่สองในการเข้าใช้งาน (หาก Security Keys ไม่ได้อยู่กับตัว สามารถสลับไปใช้ token จากโทรศัพท์มือถือได้)


หากท่านสนใจการใช้งาน Google Apps ที่มาพร้อม 2-Step Verification ช่วยปกป้องข้อมูลในบัญชีขององค์กรให้มีความปลอดภัยมากขึ้น สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
---
www.tangerine.co.th

Sunday, October 12, 2014

สื่อสารภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย Google Apps for Work + Chromebox for Meetings

ความยุ่งยากที่ไม่จำเป็น

วันนี้ผมไปทำธุระที่ธนาคารแห่งหนึ่ง เพื่อยื่นเอกสารในการตัดเงินซื้อกองทุนของ บลจ ของธนาคารนั้น จากบัญชีออมทรัพย์ของผมที่อยู่กับอีกธนาคารหนึ่ง

เชื่อหรือไม่ว่า ผมมาทำธุรกรรมที่นี่ครั้งที่ 3 แล้ว แต่ละครั้งที่ผมมาก็จะได้เจอกับเจ้าหน้าที่แต่ละคน ซึ่งแต่ละคนนั้น ให้คำตอบเดียวกันว่า "ไม่สามารถทำได้"

ครั้งแรกผมได้คุยกับเจ้าหน้าที่ผู้หญิง แจ้งว่าการซื้อกองทุน จะต้องสมัครบัญชีออมทรัยพ์ของธนาคารด้วย

ครั้งที่สอง ผมได้คุยกับเจ้าหน้าที่ผู้ชาย ท่าทางใจดี รูปร่างท้วม และใส่แว่น แจ้งว่าสามารถตัดเงินจากธนาคารอื่นได้ แต่ธนาคารที่ผมเปิดบัญชีออมทรัพย์อยู่ไม่ได้อยู่ในรายการที่ทำได้ หลังจากผมยืนยัน เจ้าหน้าที่แจ้งว่าขอหาข้อมูลแล้วจะโทรมาแจ้งอีกทีในวันรุ่งขึ้น ซึ่งวันรุ่งขึ้นเขาก็โทรมาแจ้งว่าสามารถทำได้ให้นำสมุดบัญชีออมทรัพย์และบัตรประชาชนมาที่สาขาได้เลย

ครั้งที่สาม ผมไปที่สาขาพร้อมหลักฐาน และได้คุยกับเจ้าหน้าที่ผู้ชายอีกคนหนึ่ง รูปร่างสมส่วน ท่าทางกระฉับกระเฉง หลังแจ้งความประสงค์เขาก็บอกว่า "ทำไม่ได้" ผมต้องอ้างถึงพี่ผู้ชายร่างท้วมในรอบก่อน จนเจ้าหน้าที่ท่านนี้โทรคุยกัน แล้วจึงบอกว่าทำได้ เดี๋ยวจะส่งเรื่องให้ในวันจันทร์

เซลล์ขายของที่รู้น้อยกว่าลูกค้า

ในแวบแรก ผมรู้สึกหงุดหงิดกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ในสายของลูกค้า เจ้าหน้าที่กลุ่มนี้คือผู้เชี่ยวชาญในผลิตภัณฑ์ดังกล่าว ที่เราสามารถปรึกษาและสอบถามข้อมูลสำคัญได้ แต่เมื่อเกิดเหตุการณ์ทำนองนี้ขึ้น ทำให้ผมลังเลกับข้อมูลที่ได้รับมา และเลือกที่จะเชื่อข้อมูลที่เราศึกษามาเองมากกว่า (เช่น ศึกษาจากหน้าเวบไซต์ของธนาคารนั้นๆ หากข้อมูลไม่ตรงกัน เราจะเชื่อข้อมูลจากหน้าเวบ)

มองในมุมกลับกัน หากเราเป็นเจ้าหน้าที่ธนาคาร รายละเอียดในการทำงานคงมีมากมายทั้งเรื่องระเบียบ เรื่องเอกสาร รวมถึงผลิตภัณฑ์ทางการเงินในรูปแบบต่างๆ จำนวนมากมาย เพื่อตอบสนองความต้องการที่หลายหลายของลูกค้าในปัจจุบัน การ update เงื่อนไขต่างๆ เกิดขึ้นตลอดเวลา และเราคงอยู่ในสถานการณ์ที่ ลูกค้ารู้ข้อมูลที่ update และละเอียดมากกว่า (เหตุการณ์ทำนองนี้ ยังเกิดขึ้นในสถานการณ์คล้ายๆ กัน เช่น ลูกค้าที่เดินงานคอมมาร์ตจะรู้รายละเอียดคอมพิวเตอร์มากกว่าเซลล์)

สาเหตุจากการสื่อสารที่ไม่ดีพอ

การจะสรุปว่า ที่เจ้าหน้าที่ทั้ง 3 คนนั้น ไม่สามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องได้ เป็นความผิดพลาดส่วนบุคคลนั้น อาจจะไม่ถูกต้องสักทีเดียว ส่วนหนึ่งน่าจะเกิดจากความสามารถในการสื่อสารขององค์กร ที่ไม่สามารถทำให้บุคคลากรที่เกี่ยวข้อง รับทราบความเคลื่อนไหวต่างๆ ได้อย่างดีพอ

การสื่อสารภายในองค์กรนั้น มีได้หลายช่องทาง หลายรูปแบบ เช่น การส่งอีเมล, การประกาศในหน้า intranet (ทำได้เร็ว เข้าถึงได้ง่าย แต่อาจจะไม่ได้ผลนัก), การเดินสายอบรมความรู้ผลิตภัณฑ์ตามสาขา (ได้ผลดี แต่ใช้เวลาและทรัพยากรบุคคลเยอะ) และอื่นๆ อีกมากมาย

ลองแก้ปัญหาด้วยเครื่องมือที่มี

ในฐานะที่ผมทำงานเกี่ยวข้องกับระบบการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน (messaging and collaboration platfom) ด้วยการประยุกต์ใช้เครื่องมือที่มีมาให้ใน Google Apps for Work เราสามารถนำเครื่องมือดังกล่าวมาใช้ให้การสื่อสารมีปะสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้


สื่อสารด้วยอีเมล + Google Sites

เนื่องจากอีเมลเป็นช่องทางสื่อสารหลักที่เข้าถึงบุคคลากรทุกคนได้ และเข้าถึงได้ทันทีจาก smartphone ที่อยู่ใกล้ตัวกลุ่มเป้าหมายมากที่สุด

Google Sites เหมาะที่จะเป็นแหล่งข้อมูลตรงกลางที่ทุกคนสามารถเข้ามาดูได้ตลอดเวลา จาก update ข้อมูลจากทีมดูแลผลิตภัณฑ์สามารถทำได้ทันที เจ้าหน้าที่สาขาจะมั่นใจได้ว่า ข้อมูลจาก Google Sites นั้นเป็นข้อมูลล่าสุด และเชื่อถือได้

วัดผลด้วย Google Forms

Google Forms ช่วยให้การสื่อสารนั้นเป็นแบบ 2 ช่องทาง และเป็นตัวที่ใช้วัดผลความสำเร็จของการสื่อสารนั้นๆ ทั้งในแง่ปริมาณ (จำนวนคนตอบ) ระยะเวลาหวังผล (ช่วงเวลาที่คนตอบเข้ามา) และคุณภาพ (ความถูกต้องของคำตอบ) เพื่อนำมาปรับปรุงการสื่อสารต่อไป

เราสามารถนำ Google Forms มาใช้สอบทานความรู้ของกลุ่มเป้าหมาย และนำมาวัดผลได้ว่าใครรับทราบเรื่องนั้นแล้วบ้าง และมีความรู้ความเข้าใจในระดับไหน โดยด้านท้ายอีเมล หรือหน้า Google Sites ที่ให้ความรู้เรื่องนั้นๆ ควรจะมี link สำหรับทำข้อสอบด้วย Google Forms เพื่อให้ผู้อ่านสามารถตอบคำถามได้สะดวก

จัดการอบรมด้วย Chromebox for Meetings


ในกรณีที่เนื้อหาของการสื่อสารนั้น มีรายละเอียดมาก และมีความซับซ้อน จำเป็นจะต้องใช้รูปแบบของการจัดอบรม ปัญหาก็คือ หากเรารอให้ทุกคนเดินทางมาที่ส่วนกลาง หรือว่าให้เจ้าหน้าที่อบรม เดินสายไปอบรมตามสาขาต่างๆ กว่าที่ทุกคนจะได้รับข้อมูลนั้น ก็อาจจะช้าเกินไปและไม่เกิดประโยชน์อย่างที่ควร

Chromebox for Meetings ช่วยลดอุปสรรคในแง่ระยะทาง และเวลาในการเดินทาง และในการจัดสรรทรัพยากร ได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น เจ้าหน้าที่อบรมสามารถอยู่ที่ส่วนกลาง และดำเนินการอบรมไปยังสาขาต่างๆ ได้พร้อมกัน (เจ้าหน้าที่สาขาก็ไม่ต้องเดินทางมาที่ส่วนกลางด้วยเช่นกัน) ช่วยให้การจัดการเกิดขึ้นได้เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพสูง

กระตุ้นให้เกิดการแข่งขัน

หัวข้อนี้ไม่เกี่ยวกับเครื่องมือในชุด Google Apps for Work โดยตรง แต่เป็นกลวิธีที่ช่วยส่งเสริมให้การสื่อสารที่เราต้องการวัดผลนั้น ได้รับความร่วมมือจากกลุ่มเป้าหมายมากขึ้น โดยอาจจะมีรูปแบบของการให้รางวัลแก่ผู้ที่ตอบคำถามได้คะแนนสูงสุด 10 อันดับแรก การประกาศให้ทุกคนรับรู้ว่าเราเห็นคุณค่าของคำตอบที่ส่งเข้ามา จะช่วยกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมส่งคำตอบกันมามากขึ้น อาจจะยกระดับเป็นการแข่งขันเพื่อจำลำดับในระดับสาขาก็ได้

แนวคิดนี้ผมได้มาจากหนังสือ How To Win Friends And Influence People By Dale Carnegie โดยตัวอย่างในหนังสือนั้น ผู้จัดการโรงโม่แห่งหนึ่งประสบปัญหาคนงานผลิตงานไม่ได้ตามเป้า โดยที่ผู้จัดการ พยายามทุกวิถีทาง ทั้งพูดคุย ปลุกใจ ต่อว่า กดดัน แม้กระทั่งไล่คนงานออก แต่คนงานที่เหลือก็ยังทำงานเหมือนเดิม ไม่มีอะไรดีขึ้นนัก

เมื่อหัวหน้างานทราบปัญหา สิ่งที่เขาทำก็คือ ถามหัวหน้าคนงานกะกลางวันว่าวันนี้ผลิตงานได้กี่ชิ้น เมื่อหัวหน้าคนงานตอบว่า 6 เขาเพียงแค่ใช้ชอล์คเขียนเลข "6" ตัวใหญ่ ลงที่พื้น และจากไป เมื่อคนงานกะกลางคืนมาเข้างาน เห็นเลขดังกล่าวจึงสอบถามเรื่องราว เมื่อทราบเรื่องพวกเขาก็ต้องการแสดงให้เห็นว่า พวกเขาทำได้ดีกว่า เช้าวันรุ่งขึ้นหัวหน้างานมาที่โรงงานและพบว่าเลข 6 ที่เขียนไว้ ถูกลบทิ้งและเขียนทับด้วยเลข 7 นั่นทำให้ทีมกะกลางวันตั้งใจแสดงให้เห็นความสามารถของตนเองเช่นกัน เย็นวันนั้น ที่พื้นถูกเขียนด้วยเลข 10 เหตุการณ์ทำนองนี้ดำเนินไปเรื่อยๆ จนกลายเป็นว่า โรงโม่ดังกล่าวเป็นโรงโม่ที่สามารถผลิตงานออกมาได้มากทึ่สุดในโรงงาน

เนื้อหานี้สรุปได้เป็นประโยคนี้ครับ "The way to get things done, is to stimulate competition. I do not mean in a sordid, money-getting way, but in the desire to excel."

สนใจปรับปรุงการสื่อสารในองค์กร สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th

---
www.tangerine.co.th

Monday, October 6, 2014

ทำ email template อย่างง่าย ด้วย Canned Responses


สำหรับใครหลายคน ที่จะต้องส่งอีเมลโดยมีข้อความคล้ายๆเดิม หรือข้อความซ้ำของเดิมบ่อยๆ
ต้องคอย copy และ paste ข้อความทั้งจาก อีเมลฉบับเก่าที่เคยส่ง, Google Docs หรืออื่นๆ
เรามีวิธีง่ายๆมาแนะนำสำหรับการทำ email template อย่างง่าย ด้วย Canned Responses

สิ่งที่ควรทราบก่อนการใช้งาน
  • Canned Responses เป็นส่วนหนึ่งของ Gmail Labs (ห้องทดลอง)
    • คุณสมบัตินี้ไม่ใช่คุณสมบัติปกติของ Gmail
    • อาจเกิดข้อผิดพลาดขณะใช้งานเมื่อใดก็ได้
    • อาจนำคุณสมบัตินี้ออกไปชั่วคราวหรือถาวรเมื่อใดก็ได้

วิธีการเปิดใช้งาน Canned Responses
  1. เข้าไปที่ Mail หรือ Gmail
  2. คลิกที่ปุ่มรูปเฟือง แล้วเลือก Settings

  3. คลิกที่แท็บ Labs แล้วพิมพ์ "canned" ในช่อง Search for a lab

  4. คลิกเลือก "Enable" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "Save Changes"

  5. เสร็จสิ้นการเปิดใช้งาน Canned Responses
    ปล. หากต้องการปิดใช้งาน Canned Responses ให้ทำตามวิธีการเปิดใช้งาน แต่ให้เลือกเป็น Disable

วิธีการบันทึก template ไว้ใช้งาน
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. เขียนข้อความที่ต้องการ จากนั้นให้ลบลายเซ็น (Signature) ออกไป

  3. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ "New canned reponse..."

  4. ใส่ชื่อ template ที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม "OK"

  5. เสร็จสิ้นการบันทึก template

วิธีการเรียกใช้ template ที่ได้ทำการบันทึกไว้แล้ว (แทรกข้อความจาก template)
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ชื่อ template ที่ต้องการในส่วนของ Insert (ในตัวอย่างนี้คลิกเลือก "Update Info." ในส่วนของ Insert)

  3. จะได้ข้อความจาก template มาแทรกลงในเนื้อความของจดหมาย

  4. เสร็จสิ้นการแทรกข้อความจาก template 

วิธีการแก้ไขหรืออัพเดท template
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. เตรียมข้อความที่ต้องการบันทึกทับลงไปที่ template เดิม โดยอาจจะแทรกข้อความจาก template ที่มีอยู่เดิมแล้วทำการแก้ไข หรือจะเขียนขึ้นมาใหม่ก็ได้ตามต้องการ
  3. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ชื่อ template ที่ต้องการบันทึกข้อความทับหรืออัพเดทในส่วนของ Save (ในตัวอย่างนี้คลิกเลือก "Update Info." ในส่วนของ Save)

  4. คลิกที่ปุ่ม "OK" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อความทับหรืออัพเดท

  5. เสร็จสิ้นการบันทึกข้อความทับหรืออัพเดท

วิธีการลบ template
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ชื่อ template ที่ต้องการลบในส่วนของ Delete (ในตัวอย่างนี้คลิกเลือก "Access mail" ในส่วนของ Delete)

  3. คลิกที่ปุ่ม "OK" เพื่อยืนยันการลบ template

  4. เสร็จสิ้นการบันทึก template

สามารถบันทึก template ได้จำนวนเท่าไหร่ ?
  • จากที่ค้นคว้าข้อมูลไม่พบว่ามีการระบุจำนวน template ที่บันทึกได้
  • ใน forums บางเว็บไซต์ ได้ระบุว่าสามารถใช้ได้สูงสุดจำนวน 40 templates แต่จากการทดสอบพบว่า สามารถบันทึกได้เกิน 40 templates โดยได้ทดสอบบันทึกที่ 45 templates ก็ไม่มีปัญหาแต่อย่างใด
หากสนใจข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine  www.tangerine.co.th 
ขอบคุณครับ

จำกัดประเภทของไฟล์แนบในการรับ-ส่งอีเมลในองค์กรของคุณ





     ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่มีความกังวลในเรื่องเกี่ยวกับกับไฟล์แนบ เช่นกังวลว่าพนักงานอาจจะใช้แบนด์วิดท์ในการรับ-ส่งอีเมลมากเกินไป หรือเกรงว่าพนักงานจะได้รับไฟล์แนบที่เป็นอันตรายจากบุคคลภายนอก หรือต้องการป้องกันการส่งออกไฟล์แนบตามสกุลไฟล์ที่คาดว่าเป็นความลับของบริษัท ปัญหาต่างๆเหล่านี้จะหมดไป เพราะฟังก์ชัน "Attachment compliance" ใน Google Apps for Work

     ในส่วนของ Admin console ใน Google Apps for Work  คุณสามารถระบุสิ่งที่จะดำเนินการกับ
ข้อความที่มีไฟล์แนบ เมื่อใช้การตั้งค่านี้คุณสามารถระบุเงื่อนไขตามประเภทไฟล์ ชื่อไฟล์ และขนาดของข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปฏิเสธข้อความซึ่งมีไฟล์แนบสกุลวิดิโอ หรือเปลี่ยนเส้นทางข้อความ เพิ่มส่วนหัว หรือเพิ่มสตริงไว้ด้านหน้าเรื่อง นอกจากนี้ คุณยังสามารถแก้ไขข้อความ โดยตัดไฟล์แนบออกและเพิ่มคำแนะนำไว้ในข้อความ

วิธีการตั้งค่าการใช้งาน

1. Admin ลงชื่อเข้าใช้ Console การดูแลระบบของ Google
2. คลิก Google Apps > Gmail > Advanced settings
3. เลื่อนลงไปที่ส่วน"Attachment compliance"
  • ถ้าสถานะของการตั้งค่าคือ "Not configured yet"ให้คลิก"Configure"                                    (กรอบข้อความ "Add setting" จะปรากฏขึ้น)


4. เมื่อมีกรอบข้อความ "Add setting" ปรากฏขึ้นมาให้คุณตั้งชื่อการตั้งค่าตามที่คุณต้องการ
(ดังตัวอย่างตั้งชื่อว่า "Restricted Files")
จากนั้นดูในส่วนที่1 "Email messages to affect" คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้การตั้งค่านี้มีผลกระทบ
กับใครบ้าง ดังคำอธิบายด้านล่างนี้ครับ
  • Inbound ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณได้รับจากผู้ส่งภายนอก
  • Outbound ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณส่งถึงผู้รับภายนอก
  • Internal - sending ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณส่งถึงผู้รับภายในองค์กรของคุณ
  • Internal - receiving ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณได้รับจากผู้ส่งภายในองค์กรของคุณ


5. คลิก "Add" เพื่อเพิ่มเงื่อนไขในการตั้งค่า ซึ่งคุณสามารถเพิ่มได้มากกว่าหนึ่งการตั้งค่า


6. จากนั้นให้คุณเลือกประเภทที่คุณต้องการตั้งค่าเช่น ชนิดของไฟล์,ชื่อไฟล์, ขนาดไฟล์
   


7. ในตัวอย่างเลือกประเภทเป็นชนิดของไฟล์ ซึ่งคุณสามารถคลิกเลือกไฟล์ตามประเภทที่ทาง Google
กำหนดไว้ให้แล้ว หรือคุณสามารถที่จะกำหนดเองได้จากช่อง "Custom file type" จากนั้นกดปุ่ม
"Save" ครับ


8. ขั้นตอนต่อมาหลังจากเมื่อเรากำหนดชนิดของไฟล์แนบเรียบร้อยแล้ว เราจะมาทำการตั้งค่าว่าเมื่อมีการรับ-ส่ง อีเมลที่มีไฟล์แนบเหล่านั้นเราจะทำอย่างไรกันครับ โดยมี 2 ตัวเลือกที่สามารถกำหนดได้คือ
  • Modify message (แก้ไขข้อความ)
    ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อความโดยเพิ่มส่วนหัว เปลี่ยนเส้นทาง เปลี่ยนผู้รับ          เพิ่มผู้รับอื่นและนำไฟล์แนบออกได้ครับ
  • Reject message (ปฏิเสธข้อความ)
    ตัวเลือกนี้จะปฏิเสธข้อความก่อนที่จะถึงผู้รับที่กำหนดไว้ คุณสามารถป้อนข้อความที่กำหนดเองสำหรับการปฏิเสธ


 9. ในตัวอย่างผมเลือกเป็นแบบ "Modify message" และนำไฟล์แนบออกครับ โดยสามารถตั้งค่าข้อความเพิ่มเติมให้กับผู้ที่รับหรือส่งออกอีเมลได้ครับว่าข้อความนี้มีไฟล์แนบที่ผิดนโยบายในการรับ-ส่งอีเมลขององค์กร เมื่อผู้รับหรือผู้ส่งอีเมลได้รับอีเมลก็จะปรากฎข้อความที่ตั้งค่าในอีเมลครับ
จากนั้นกดปุ่ม "Add Setting"



10. สุดท้ายกดปุ่ม "Save Changes" เป็นอันเสร็จสิ้นการตั้งค่าครับ




 ข้อควรรู้เพิ่มเติม
  •  การตั้งค่าในส่วนนี้ Admin เท่านั้นจึงจะสามารถจัดการได้
  •  คุณสามารถตั้งค่าเฉพาะในแต่ละองค์กรย่อยของคุณได้ เช่นกำหนดนโยบายนี้ให้กับบางแผนก   

หากสนใจข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine  www.tangerine.co.th
ขอบคุณครับ