Monday, October 6, 2014

จำกัดประเภทของไฟล์แนบในการรับ-ส่งอีเมลในองค์กรของคุณ





     ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่มีความกังวลในเรื่องเกี่ยวกับกับไฟล์แนบ เช่นกังวลว่าพนักงานอาจจะใช้แบนด์วิดท์ในการรับ-ส่งอีเมลมากเกินไป หรือเกรงว่าพนักงานจะได้รับไฟล์แนบที่เป็นอันตรายจากบุคคลภายนอก หรือต้องการป้องกันการส่งออกไฟล์แนบตามสกุลไฟล์ที่คาดว่าเป็นความลับของบริษัท ปัญหาต่างๆเหล่านี้จะหมดไป เพราะฟังก์ชัน "Attachment compliance" ใน Google Apps for Work

     ในส่วนของ Admin console ใน Google Apps for Work  คุณสามารถระบุสิ่งที่จะดำเนินการกับ
ข้อความที่มีไฟล์แนบ เมื่อใช้การตั้งค่านี้คุณสามารถระบุเงื่อนไขตามประเภทไฟล์ ชื่อไฟล์ และขนาดของข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปฏิเสธข้อความซึ่งมีไฟล์แนบสกุลวิดิโอ หรือเปลี่ยนเส้นทางข้อความ เพิ่มส่วนหัว หรือเพิ่มสตริงไว้ด้านหน้าเรื่อง นอกจากนี้ คุณยังสามารถแก้ไขข้อความ โดยตัดไฟล์แนบออกและเพิ่มคำแนะนำไว้ในข้อความ

วิธีการตั้งค่าการใช้งาน

1. Admin ลงชื่อเข้าใช้ Console การดูแลระบบของ Google
2. คลิก Google Apps > Gmail > Advanced settings
3. เลื่อนลงไปที่ส่วน"Attachment compliance"
  • ถ้าสถานะของการตั้งค่าคือ "Not configured yet"ให้คลิก"Configure"                                    (กรอบข้อความ "Add setting" จะปรากฏขึ้น)


4. เมื่อมีกรอบข้อความ "Add setting" ปรากฏขึ้นมาให้คุณตั้งชื่อการตั้งค่าตามที่คุณต้องการ
(ดังตัวอย่างตั้งชื่อว่า "Restricted Files")
จากนั้นดูในส่วนที่1 "Email messages to affect" คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้การตั้งค่านี้มีผลกระทบ
กับใครบ้าง ดังคำอธิบายด้านล่างนี้ครับ
  • Inbound ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณได้รับจากผู้ส่งภายนอก
  • Outbound ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณส่งถึงผู้รับภายนอก
  • Internal - sending ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณส่งถึงผู้รับภายในองค์กรของคุณ
  • Internal - receiving ข้อความที่ผู้ใช้ของคุณได้รับจากผู้ส่งภายในองค์กรของคุณ


5. คลิก "Add" เพื่อเพิ่มเงื่อนไขในการตั้งค่า ซึ่งคุณสามารถเพิ่มได้มากกว่าหนึ่งการตั้งค่า


6. จากนั้นให้คุณเลือกประเภทที่คุณต้องการตั้งค่าเช่น ชนิดของไฟล์,ชื่อไฟล์, ขนาดไฟล์
   


7. ในตัวอย่างเลือกประเภทเป็นชนิดของไฟล์ ซึ่งคุณสามารถคลิกเลือกไฟล์ตามประเภทที่ทาง Google
กำหนดไว้ให้แล้ว หรือคุณสามารถที่จะกำหนดเองได้จากช่อง "Custom file type" จากนั้นกดปุ่ม
"Save" ครับ


8. ขั้นตอนต่อมาหลังจากเมื่อเรากำหนดชนิดของไฟล์แนบเรียบร้อยแล้ว เราจะมาทำการตั้งค่าว่าเมื่อมีการรับ-ส่ง อีเมลที่มีไฟล์แนบเหล่านั้นเราจะทำอย่างไรกันครับ โดยมี 2 ตัวเลือกที่สามารถกำหนดได้คือ
  • Modify message (แก้ไขข้อความ)
    ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขข้อความโดยเพิ่มส่วนหัว เปลี่ยนเส้นทาง เปลี่ยนผู้รับ          เพิ่มผู้รับอื่นและนำไฟล์แนบออกได้ครับ
  • Reject message (ปฏิเสธข้อความ)
    ตัวเลือกนี้จะปฏิเสธข้อความก่อนที่จะถึงผู้รับที่กำหนดไว้ คุณสามารถป้อนข้อความที่กำหนดเองสำหรับการปฏิเสธ


 9. ในตัวอย่างผมเลือกเป็นแบบ "Modify message" และนำไฟล์แนบออกครับ โดยสามารถตั้งค่าข้อความเพิ่มเติมให้กับผู้ที่รับหรือส่งออกอีเมลได้ครับว่าข้อความนี้มีไฟล์แนบที่ผิดนโยบายในการรับ-ส่งอีเมลขององค์กร เมื่อผู้รับหรือผู้ส่งอีเมลได้รับอีเมลก็จะปรากฎข้อความที่ตั้งค่าในอีเมลครับ
จากนั้นกดปุ่ม "Add Setting"



10. สุดท้ายกดปุ่ม "Save Changes" เป็นอันเสร็จสิ้นการตั้งค่าครับ




 ข้อควรรู้เพิ่มเติม
  •  การตั้งค่าในส่วนนี้ Admin เท่านั้นจึงจะสามารถจัดการได้
  •  คุณสามารถตั้งค่าเฉพาะในแต่ละองค์กรย่อยของคุณได้ เช่นกำหนดนโยบายนี้ให้กับบางแผนก   

หากสนใจข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine  www.tangerine.co.th
ขอบคุณครับ