Monday, October 6, 2014

ทำ email template อย่างง่าย ด้วย Canned Responses


สำหรับใครหลายคน ที่จะต้องส่งอีเมลโดยมีข้อความคล้ายๆเดิม หรือข้อความซ้ำของเดิมบ่อยๆ
ต้องคอย copy และ paste ข้อความทั้งจาก อีเมลฉบับเก่าที่เคยส่ง, Google Docs หรืออื่นๆ
เรามีวิธีง่ายๆมาแนะนำสำหรับการทำ email template อย่างง่าย ด้วย Canned Responses

สิ่งที่ควรทราบก่อนการใช้งาน
  • Canned Responses เป็นส่วนหนึ่งของ Gmail Labs (ห้องทดลอง)
    • คุณสมบัตินี้ไม่ใช่คุณสมบัติปกติของ Gmail
    • อาจเกิดข้อผิดพลาดขณะใช้งานเมื่อใดก็ได้
    • อาจนำคุณสมบัตินี้ออกไปชั่วคราวหรือถาวรเมื่อใดก็ได้

วิธีการเปิดใช้งาน Canned Responses
  1. เข้าไปที่ Mail หรือ Gmail
  2. คลิกที่ปุ่มรูปเฟือง แล้วเลือก Settings

  3. คลิกที่แท็บ Labs แล้วพิมพ์ "canned" ในช่อง Search for a lab

  4. คลิกเลือก "Enable" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "Save Changes"

  5. เสร็จสิ้นการเปิดใช้งาน Canned Responses
    ปล. หากต้องการปิดใช้งาน Canned Responses ให้ทำตามวิธีการเปิดใช้งาน แต่ให้เลือกเป็น Disable

วิธีการบันทึก template ไว้ใช้งาน
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. เขียนข้อความที่ต้องการ จากนั้นให้ลบลายเซ็น (Signature) ออกไป

  3. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ "New canned reponse..."

  4. ใส่ชื่อ template ที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม "OK"

  5. เสร็จสิ้นการบันทึก template

วิธีการเรียกใช้ template ที่ได้ทำการบันทึกไว้แล้ว (แทรกข้อความจาก template)
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ชื่อ template ที่ต้องการในส่วนของ Insert (ในตัวอย่างนี้คลิกเลือก "Update Info." ในส่วนของ Insert)

  3. จะได้ข้อความจาก template มาแทรกลงในเนื้อความของจดหมาย

  4. เสร็จสิ้นการแทรกข้อความจาก template 

วิธีการแก้ไขหรืออัพเดท template
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. เตรียมข้อความที่ต้องการบันทึกทับลงไปที่ template เดิม โดยอาจจะแทรกข้อความจาก template ที่มีอยู่เดิมแล้วทำการแก้ไข หรือจะเขียนขึ้นมาใหม่ก็ได้ตามต้องการ
  3. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ชื่อ template ที่ต้องการบันทึกข้อความทับหรืออัพเดทในส่วนของ Save (ในตัวอย่างนี้คลิกเลือก "Update Info." ในส่วนของ Save)

  4. คลิกที่ปุ่ม "OK" เพื่อยืนยันการบันทึกข้อความทับหรืออัพเดท

  5. เสร็จสิ้นการบันทึกข้อความทับหรืออัพเดท

วิธีการลบ template
  1. คลิกที่ปุ่ม "Compose" เพื่อเขียนจดหมายใหม่
  2. คลิกที่ปุ่ม "More options" ด้านขวาล่าง แล้วเลือก Canned responses จากนั้นคลิกที่ชื่อ template ที่ต้องการลบในส่วนของ Delete (ในตัวอย่างนี้คลิกเลือก "Access mail" ในส่วนของ Delete)

  3. คลิกที่ปุ่ม "OK" เพื่อยืนยันการลบ template

  4. เสร็จสิ้นการบันทึก template

สามารถบันทึก template ได้จำนวนเท่าไหร่ ?
  • จากที่ค้นคว้าข้อมูลไม่พบว่ามีการระบุจำนวน template ที่บันทึกได้
  • ใน forums บางเว็บไซต์ ได้ระบุว่าสามารถใช้ได้สูงสุดจำนวน 40 templates แต่จากการทดสอบพบว่า สามารถบันทึกได้เกิน 40 templates โดยได้ทดสอบบันทึกที่ 45 templates ก็ไม่มีปัญหาแต่อย่างใด
หากสนใจข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่ google@tangerine.co.th
หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ website ของ Tangerine  www.tangerine.co.th 
ขอบคุณครับ