พื้นที่บน Google Drive ใกล้เต็มแล้ว ทำยังไงดี!?

เริ่มต้นที่วิธีแรก คือ …
1. การซื้อพื้นที่เพิ่ม
เป็นวิธีการที่ง่ายที่สุด และรวดเร็วที่สุด โดยเราสามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้ด้วยตนเอง โดยไปที่หน้า Google Drive และกด “Upgrade storage” ที่มุมซ้ายล่าง
Upgrade storage.png
ระบบจะพาเราไปที่หน้าสั่งซื้อพื้นที่เพิ่ม และบอกเราว่า Total Storage ตอนนี้เราใช้ไปเท่าไหร่ และใช้ไปกับอะไรบ้าง สามารถคลิกดู View Details ได้ โดยเป็นการจ่ายบัตรเครดิต เริ่มต้นที่ 100 GB ราคาปีละ 700 บาท หรืออยากเพิ่มปริมาณที่มากกว่า 1 TB หรือประมาณ 1,024 GB เลย ซึ่งราคาก็สูงขึ้นตามความต้องการ
Package.png
Tips : สามารถเลือกได้ทีละ plan ขนาดสูงสุดอยู่ที่ 30 TB
2.ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออก
ข้อมูลที่เราเก็บไว้ใน account หากมั่นใจว่าไม่ต้องการใช้งานแล้ว เราสามารถลบออก เพื่อเรียกพื้นที่คืนมาได้ โดยข้อมูลหลักๆ จะถูกเก็บไว้ใน Gmail และ Google Drive “แนะนำ” วิธีการค้นหาข้อมูลขนาดใหญ่ทั้งจาก Gmail และ Google Drive เพราะการลบข้อมูลใหญ่ๆ จะเห็นผลได้ชัดกว่า

ใน Gmail เราสามารถใช้การ search เพื่อหาอีเมลขนาดใหญ่ได้ โดยเงื่อนไขที่เราจะใช้คือ “size greater than … MB” และระบุตัวเลขที่เราต้องการลงไป (อาจจะเริ่มจาก 10 MB ดูก่อน) อีกเงื่อนไขที่จะช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นคือ ข้อมูลเก่าๆ โดยเราสามารถเติม before: ตามด้วยวันที่ใน format YYYY/MM/DD เช่น before:2016/1/1 เพื่อให้ระบบแสดงเฉพาะอีเมลที่เก่ากว่าวันที่นั้นๆ ได้

google-drive3

Tips : กดที่ลูกศรชี้ลงด้านท้ายช่อง search จะแสดงตัวเลือกต่างๆ ในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

เมื่อได้อีเมลที่ต้องการลบแล้ว (สามารถใช้เทคนิคนี้ในการหาอีเมลแบบอื่นๆ ได้เช่นกัน เช่น กรองอีเมลจำนวก notification จากระบบต่างๆ) ให้สั่งลบอีเมลและตามไปลบใน trash ด้วยเลย

ใน Google Drive ให้ใช้เม้าส์ไปชี้ที่ “Upgrade storage” และกดที่ตัว i สีฟ้า ระบบจะแสดงไฟล์ใน Google Drive เรียงตามขนาดพื้นที่ที่ใช้ไป อันนี้ค่อนข้างชัดเจน เราก็ไล่ลบไฟล์ที่ไม่ใช้แล้ว เรียงไปเรื่อยๆ ได้ เมื่อครบถ้วนแล้ว ก็ให้ตามไปลบออกจาก trash ใน Google Drive เช่นกัน

google-drive-4.png

Tips: นอกจากแสดงพื้นที่ที่ใช้ไปแล้ว เราสามารถกดเข้าไปดูตัวการกินพื้นที่ได้ด้วย

3.การ Export ข้อมูลออกมา 

วิธีนี้เป็นการ export ข้อมูลมาเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ และลบข้อมูลที่ export ออกมาแล้ว เพื่อให้ได้พื้นที่คืน

ส่วนตัวแล้วไม่แนะนำ เนื่องจากเราจะบริหารจัดการข้อมูลยาก ต้องมานั่งจำว่าข้อมูลไหนเก็บไว้ที่ไหน และจะเป็นภาระในระยะยาว เช่นต้องคอยทำ backup ข้อมูลไว้เรื่อยๆ แล้วความปลอดภัยก็อาจจะไม่เสถียรเท่าการฝากไฟล์ภาพหรือเอกสารไว้บนระบบ Cloud

สำหรับอีเมล วิธีการดูดข้อมูล สามารถใช้ Email Client เช่น Outlook, Thunderbird, Apple Mail เพื่อดูข้อมูลผ่าน POP หรือ IMAP ตามปกติ

ส่วน Google Drive จะใช้การ download ไฟล์ จาก Google Drive โดยตรง หรือจะติดตั้ง Drive for PC/Mac เพื่อ sync ข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ ก็ได้เช่นกัน อีกทางเลือกคือการใช้ Google Takeout ซึ่งสามารถ export ข้อมูลได้จากหลายๆ service ในครั้งเดียว

google-drive-5

Tips :ใน Google Takeout เราสามารถกำหนดข้อมูลที่จะ download ได้ด้วย


แนวทางการใช้ พื้นที่ได้อย่างคุ้มค่าหลังจากที่เราได้พื้นที่เพิ่มขึ้นมาแล้ว มีข้อแนะนำเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้เราไม่ต้องมาเจอสถานการณ์แบบนี้กันบ่อยๆ
1. แนบไฟล์ลง Google Drive แทนการแนบไฟล์ลงอีเมล เพราะเราจะเสียพื้นที่แค่คนเดียว ถ้าในองค์กรเราส่งไฟล์กันแบบนี้ โดยรวมแล้วเราจะใช้พื้นที่ได้คุ้มค่ามากกว่า

2. ใช้เอกสารใน Google format ในการทำงาน นอกจากจะได้ความสามารถในการ Collaborate แล้ว ไฟล์ในรูปแบบ Google จำพวก Docs, Sheets, Slides, Form ยังไม่เสียพื้นที่อีกด้วย

3. เก็บรูปลง Google Photos เนื่องจากเราสามารถตั้งค่าให้ Google Photos เก็บรูปโดยไม่เสียพื้นที่ได้ด้วย (หากไม่ซีเรียสว่าต้องเก็บข้อมูลให้เหมือนต้นฉบับ)

และอีกหนึ่งวิธีที่จะได้พื้นที่มากกว่า 30 GB ก็คือการ Upgrade จาก G Suite Basic เป็น G Suite Business นอกจากฟีเจอร์ทั้งหมดที่มีใน G Suite Basic แล้ว เมื่ออัปเกรดเป็น G Suite Business คุณจะได้รับบริการทางธุรกิจขั้นสูงดังต่อไปนี้
  • พื้นที่เก็บข้อมูลแบบไม่จำกัด
  • Google ห้องนิรภัยและ Cloud Search
  • การควบคุมไดรฟ์ระดับสูง
  • คุณลักษณะการตรวจสอบและการรายงาน
  • การตรวจสอบและแจ้งเตือนในอุปกรณ์เคลื่อนที่

G Suite ซึ่งเป็นระบบอีเมลที่ได้มากกว่าอีเมลสำหรับธุรกิจของคุณ สร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ มีพื้นที่เก็บข้อมูลมากถึง 30 GB หรือแบบไม่จำกัด ให้คุณสนุกไปกับการทำงานแบบไร้ขอบเขต สามารถ สร้าง แก้ไข และแบ่งปันไฟล์งานให้กับทีมงานได้ทุกที่ ทุกเวลา และรองรับทุกอุปกรณ์ อีกทั้งยังมีระบบความปลอดภัยสูงด้วยระบบ 2-step verification ล็อคอินแบบ 2-Step ทุกข้อมูลมีการเข้ารหัสและจัดการข้อมูลบนอุปกรณ์ได้เอง

สามารถติดต่อสอบถามได้ที่ทีมงานแทนเจอรีน เราพร้อมให้แนะในและให้คำปรึกษาในการทำ Business Transformation จากการดูแล Services & Support หลังการขาย และการจัด Workshop อบรม (Customer Success Services) เน้นเทคนิคการใช้งานได้จริงเพื่อเป็นประโยชน์ในการพัฒนาธุรกิจของคุณได้อย่างเต็มศักยภาพ

** หากท่านต้องการข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาติดต่อทีมงานแทนเจอรีนที่ info@tangerine.co.th หรือ 096-849-2664