ใช้ G Suite เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อลดอัตราพนักงานลาออก

  สำหรับองค์กรทุกแห่งมีการขยายธุรกิจอย่างต่อเนื่อง และในทุกๆ เดือนจะเกิดการเพิ่มอัตราจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น เพราะฉะนั้นในการจัดสรรทรัพยากรบุคคลก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้องค์กรมีการเติบโตที่รวดเร็ว ตั้งแต่การสรรหาคนที่มีประสิทธิภาพมาร่วมเป็นพนักงานขององค์กร การดูแลสวัสดิการของพนักงานให้สามารถดำรงชีพได้อย่างราบรื่น รวมถึงการประเมินประสิทธิภาพการทำงานตามความสามารถ เพื่อเพิ่มผลลัพธ์ที่ดีต่อองค์กรในระยะยาว ปัญหานี้จึงตกเป็นภาระของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับ งานจัดสรรทรัพยากรบุคคล (Human Resource) ที่ต้องจัดการทุกกระบวนการทำงานให้เต็มความสามารถโดยไม่พ้นตัวชี้วัดที่สำคัญ 2 ข้อ คือ การสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถ และการลดอัตราพนักงานพ้นสภาพพนักงานขององค์กร ซึ่งตัวชี้วัดที่สำคัญนี้ก็ต้องมีวิธีการปฏิบัติจำนวนมากที่ทำให้เกิดผลสำเร็จได้ การรวบรวมข้อมูลภายในองค์กรก็เป็นอีกวิธีการหนึ่ง ที่จะทำให้แต่ละส่วนของงานจัดสรรทรัพยากรบุคคลสามารถนำข้อมูลท่ีเป็นปัจจุบันไปใช้ได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังจะช่วยให้ลดปัญหาการตกหล่นข้อมูลอันจะก่อให้เกิดปัญหาของพนักงานลาออกด้วย ดังนั้น หากเรามีการปรับเปลี่ยนการทำงานตั้งแต่การรับสมัครข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของ Google Forms ที่สามารถกำหนดหัวข้อที่เราต้องการได้เป็นอย่างดี สำหรับข้อมูลด้านหลังเป็น Google Sheets ที่เราสามารถบริหารจัดการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถกรอกข้อมูลการคัดเลือกผู้เข้าสมัครคัดกรองตามเกณฑ์ของหน่วยงาน เมื่อมีการอัพเดตข้อมูลเรียบร้อย ข้อมูลจะถูกกลับมาแสดงผลในข้อมูลกลางของงานจัดสรรทรัพยากรบุคคล วิธีการนี้จะทำให้ข้อมูลระหว่างต้นทาง และปลายทางสามารถทำงานในความรับผิดชอบของตนแสดงถึงกันได้ล่าสุดเสมอ ซึ่งวิธีการนี้จะสามารถประยุกต์กับการส่งข้อมูลของผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกเป็นพนักงานขององค์กรไปยังหน่วยงานที่ดูแลสวัสดิการของพนักงาน อีกทั้งยังสามารถพัฒนาไปยังการประเมินความสามารถพนักงานที่ให้หน่วยงานแต่ละสังกัดรับผิดชอบเฉพาะหน่วยงานของตนเองได้อีกด้วย การประยุกต์การทำงานกับหน่วยงานของการจัดสรรทรัพยากรบุคคลสามารถทำได้หลากหลายกระบวนการ โดยการนำกระบวนการทำงานมาเป็นโมเดลตั้งต้น แล้วนำเครื่องมือในชุด G Suite อย่าง Google Forms เป็นเครื่องมือรับเข้า และ Google Sheets เป็นเครื่องมือในการประมวลผลส่งไปยังหน่วยงานต่างๆ ขององค์กร ทำให้ความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในของทุกหน่วยงานแสดงเหมือนกัน … Continue reading ใช้ G Suite เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อลดอัตราพนักงานลาออก

ปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดการรายได้ รองรับการขยายองค์กรอย่างก้าวกระโดดด้วย G Suite

ในยุคปัจจุบันนี้การพัฒนากระบวนการทำงานให้เข้าสู่ Digital Transformation เป็นประเด็นสำคัญที่ทำให้ทุกธุรกิจมีการขับเคลื่อนกันอย่างรวดเร็ว ธุรกิจขนส่ง Logistic ก็เป็นอีกหนึ่งธุรกิจที่เห็นความสำคัญของการพัฒนากระบวนการทำงานให้เปลี่ยนจากรูปแบบของกระดาษมาอยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ยกตัวอย่าง งาน Revenue Process ที่มีความซับซ้อนในการรวบรวมข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรมาทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง รวมไปถึงการนำข้อมูลที่ได้รับมาทั้งหมดมาแสดงผลอย่างทันทีทันใด เพื่อความรวดเร็วในการติดตามความเติบโตของธุรกิจได้ตลอดเวลา   กระบวนการจัดการรายได้ (Revenue Process) หัวใจของการทำธุรกิจเกือบทุกประเภท โดยการทำงานเริ่มต้นจากเจ้าหน้าที่การขายมีการติดต่อประสานงานข้อมูลการจัดส่งต้นทาง และปลายทางจากลูกค้า ส่งข้อมูลที่ได้รับไปยังหน่วยงานที่ทำหน้าที่ประเมินต้นทุน เพื่อคิดราคาค่าใช้จ่ายรวมไปถึงการวางแผนการจัดส่งสินค้าให้ไปถึงยังปลายทางที่ลูกค้าระบุได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ ปัญหาที่สำคัญของกระบวนการจัดการรายได้นี้มาจากการเก็บข้อมูลในรูปของกระดาษทำให้การเก็บข้อมูล และการส่งข้อมูลไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเกิดความล่าช้า พร้อมทั้งเกิดความผิดพลาดอย่างสม่ำเสมอ การติดตามสถานะการทำงานที่มาด้วยความยากลำบาก ต้องติดต่อประสานด้วยกันหลายส่วน ด้วยกระบวนการทั้งหลายเหล่านี้ทำให้เกิดอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจไปข้างหน้าได้ไม่เต็มความสามารถ เพราะฉะนั้นเพื่อการพัฒนาธุรกิจที่ยั่งยืนต้องไม่ให้กระบวนการทำงานภายในเป็นตัวถ่วงในการเติบโต   เราจึงขอแนะนำวิธีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานของกระบวนการจัดการรายได้ด้วยเครื่องมือ G Suite ที่มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากกระดาษที่แต่ละสาขาต้องกรอกข้อมูลเข้ามาปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบของการกรอกข้อมูลออนไลน์อย่าง Google Forms ที่นอกเหนือจากจะช่วยให้เราเก็บข้อมูลได้ถูกต้องตามหัวข้อที่ต้องการแล้ว ข้อมูลที่มีการกรอกเข้าไปก็ยังสามารถส่งต่อไปให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ทันที เพราะข้อมูลหลังบ้านของแบบฟอร์มถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของ Google Sheets สามารถทำให้ทุกหน่วยงานทำงานได้พร้อมกันหลายคน และยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องเจาะจงเฉพาะช่วงของข้อมูลที่เกี่ยวข้องด้วย ยิ่งไปกว่านั้นการนำข้อมูลจากการทำหมดที่อยู่ในรูปแบบของ Google Sheets มาทำ Dashboard ในแหล่งข้อมูลเดียวกันก็สามารถใช้ Data Studio เครื่องมือที่สามารถแสดงผลกราฟข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น … Continue reading ปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดการรายได้ รองรับการขยายองค์กรอย่างก้าวกระโดดด้วย G Suite

การทำ Single Sign On (SSO) ระหว่าง G Suite กับ Azure AD

การทำ Single Sign On เป็นการเชื่อมบริการหนึ่งๆ เข้ากับระบบ directory อีกตัวหนึ่ง ทำให้ผู้ใช้งาน สามารถใช้ identity (โดยส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบ username และ password) ที่มีอยู่แล้ว เข้าใช้งานบริการตัวใหม่ๆ ได้เลย ไม่จำเป็นต้องจำ password ของ account สำหรับเข้าใช้งานระบบใหม่ๆ ส่วนผู้ดูแลระบบก็สามารถจัดการบัญชีผู้ใช้งานจากจุดเดียวได้โดยสะดวก ไม่ต้องมีความเสี่ยงในการเก็บ password ไว้ที่บริการแต่ละตัว องค์ประกอบของการทำ SSO จะส่วนประกอบสำคัญ 2 ส่วน คือ IdP หรือ Identity Provider ซึ่งหมายถึงระบบที่ทำหน้าที่เป็น directory กลาง ให้ระบบอื่นๆ เรียกใช้งานเพื่อยืนยันตัวตนผู้ใช้งาน ก่อนเข้าถึงข้อมูลในแต่ละระบบ SP หรือ Service Provider ซึ่งหมายถึง ระบบปลายทางที่ผู้ใช้จะเข้าใช้งาน ซึ่งจะส่งการยืนยันตัวตนให้ IdP จัดการให้เรียบร้อยก่อน ผู้ใช้จึงจะเข้าใช้งานระบบนั้นๆ ได้ ในบทความนี้ … Continue reading การทำ Single Sign On (SSO) ระหว่าง G Suite กับ Azure AD