ปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดการรายได้ รองรับการขยายองค์กรอย่างก้าวกระโดดด้วย G Suite

aw 2 edit-01

ในยุคปัจจุบันนี้การพัฒนากระบวนการทำงานให้เข้าสู่ Digital Transformation เป็นประเด็นสำคัญที่ทำให้ทุกธุรกิจมีการขับเคลื่อนกันอย่างรวดเร็ว ธุรกิจขนส่ง Logistic ก็เป็นอีกหนึ่งธุรกิจที่เห็นความสำคัญของการพัฒนากระบวนการทำงานให้เปลี่ยนจากรูปแบบของกระดาษมาอยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ยกตัวอย่าง งาน Revenue Process ที่มีความซับซ้อนในการรวบรวมข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรมาทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง รวมไปถึงการนำข้อมูลที่ได้รับมาทั้งหมดมาแสดงผลอย่างทันทีทันใด เพื่อความรวดเร็วในการติดตามความเติบโตของธุรกิจได้ตลอดเวลา

 

กระบวนการจัดการรายได้ (Revenue Process) หัวใจของการทำธุรกิจเกือบทุกประเภท โดยการทำงานเริ่มต้นจากเจ้าหน้าที่การขายมีการติดต่อประสานงานข้อมูลการจัดส่งต้นทาง และปลายทางจากลูกค้า ส่งข้อมูลที่ได้รับไปยังหน่วยงานที่ทำหน้าที่ประเมินต้นทุน เพื่อคิดราคาค่าใช้จ่ายรวมไปถึงการวางแผนการจัดส่งสินค้าให้ไปถึงยังปลายทางที่ลูกค้าระบุได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ ปัญหาที่สำคัญของกระบวนการจัดการรายได้นี้มาจากการเก็บข้อมูลในรูปของกระดาษทำให้การเก็บข้อมูล และการส่งข้อมูลไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเกิดความล่าช้า พร้อมทั้งเกิดความผิดพลาดอย่างสม่ำเสมอ การติดตามสถานะการทำงานที่มาด้วยความยากลำบาก ต้องติดต่อประสานด้วยกันหลายส่วน ด้วยกระบวนการทั้งหลายเหล่านี้ทำให้เกิดอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจไปข้างหน้าได้ไม่เต็มความสามารถ เพราะฉะนั้นเพื่อการพัฒนาธุรกิจที่ยั่งยืนต้องไม่ให้กระบวนการทำงานภายในเป็นตัวถ่วงในการเติบโต

 

เราจึงขอแนะนำวิธีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานของกระบวนการจัดการรายได้ด้วยเครื่องมือ G Suite ที่มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากกระดาษที่แต่ละสาขาต้องกรอกข้อมูลเข้ามาปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบของการกรอกข้อมูลออนไลน์อย่าง Google Forms ที่นอกเหนือจากจะช่วยให้เราเก็บข้อมูลได้ถูกต้องตามหัวข้อที่ต้องการแล้ว ข้อมูลที่มีการกรอกเข้าไปก็ยังสามารถส่งต่อไปให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ทันที เพราะข้อมูลหลังบ้านของแบบฟอร์มถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของ Google Sheets สามารถทำให้ทุกหน่วยงานทำงานได้พร้อมกันหลายคน และยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องเจาะจงเฉพาะช่วงของข้อมูลที่เกี่ยวข้องด้วย ยิ่งไปกว่านั้นการนำข้อมูลจากการทำหมดที่อยู่ในรูปแบบของ Google Sheets มาทำ Dashboard ในแหล่งข้อมูลเดียวกันก็สามารถใช้ Data Studio เครื่องมือที่สามารถแสดงผลกราฟข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

 

การพัฒนากระบวนการทำงานในธุรกิจเพื่อเตรียมตัวเข้าสู่ยุค Digital Transformation ด้วยเครื่องมือ G Suite ที่ยืดหยุ่นต่อการนำไปต่อยอดได้อย่างดี ไม่ว่าธุรกิจใดๆ ก็ตามก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ด้วยเพียงคุณเข้าใจงานของคุณ และเข้าใจความสามารถของชุดเครื่องมือ อย่างกระบวนการจัดการรายได้ (Revenue Process)  เพียงคุณเปลี่ยนการรับข้อมูลที่เป็นกระดาษมาอยู่ในรูปแบบของ Google Forms พร้อมทั้งแบ่งปันข้อมูลไปยังแผนกที่ต้องการด้วย Google Sheets ทำให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ มาแสดงผลได้อย่างเต็มประสิทธิภาพด้วย Data Studio

“เพียงคุณเปิดใจลองมองหาวิธีการ ก็อาจทำให้ธุรกิจก้าวกระโดดอย่างรวดเร็ว”

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s