แชร์ประสบการณ์ขึ้นพูด 15 นาทีในงาน Google Cloud Summit Bangkok 2019

[Cross-posted on blog.niwpopkorn.com]

จบไปแล้วกับงาน Google Cloud Summit Bangkok 2019 เมื่อวันที่ 26 กันยายน 2562 ที่ Royal Paragon Hall

เนื่องจากงานนี้ผมได้มีโอกาสเป็นตัวแทนบริษัทฯ ขึ้นไปพูดใน Track One ช่วงเวลา 13:50 – 14:05 น. (ระยะเวลา 15 นาที) ในหัวข้อ Improve Customer Experience through chat: Core factor for winning on CX with Chatbot ผมได้มีโอากาสเห็นเบื้องหลังการเตรียมงานนี้ในบางส่วน เลยอยากมาเล่าให้ฟัง เผื่อจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านครับ

เวลาขึ้นพูดของผมคือ 13:50 น. ของ Track One

 

การเตรียมตัว

1 เดือนก่อนวันงาน

ทีมผู้จัดงานให้กรอกข้อมูลของ speaker ที่จะขึ้นพูด ก็จะเป็นรายละเอียดทั่วๆ ไป เช่น ชื่อ นามสกุบ ตำแหน่ง รูป profile ที่จะใช้ และประโยคแนะนำตัวสั้นๆ เป็นภาษาอังกฤษ พร้อมทั้งหัวข้อที่ต้องการพูดบนเวที

2 สัปดาห์ก่อนวันงาน

ทีมผู้จัดงานแชร์ template ของ slide ให้ speaker นำมาใช้ในการเตรียม presentation โดยใน template จะมีรูปแบบที่สอดคล้องกับ theme ของงาน และ speaker ทุกคนจะใช้ template เดียวกัน และมีคำอธิบายการใช้งาน template เช่น ตัวอย่างการวาง logo คู่กัน หรือช่องไฟที่ต้องเว้นห่างจากตัว logo เป็นต้น
ใน template จะมีรูปแบบของหน้าปก หน้าคั่นหัวข้อ หน้าสำหรับเนื้อหาแบบ 2 คอลัมน์ 3 คอลัมน์ หน้าสำหรับ timeline โดยในแต่ละหน้าจะมี logo ของงานอยู่ใน master slide ที่ไม่สามารถแก้ไขได้จากหน้าเตรียม slide (แต่เข้าไปแก้จากหน้า master slide ได้)
เมื่อเตรียม slide เสร็จ ก็ใช้แชร์ให้ทีมงานเข้ามาตรวจความเรียบร้อยรอบแรก

2 วันก่อนวันงาน

ทางทีมที่ดูและ partner นัดเข้ามาให้เรา brief เนื้อหาใน slide ที่เตรียมไว้ และมีการ comment เพื่อปรับแก้ slide ให้เหมาะสม เช่น ขนาดตัวอักษร ลำดับของเนื้อหา หัวข้อในแต่ละ slide หรือการร้อยเรียงเรื่องที่จะเล่า จังหวะที่ควรจะโชว์ demo บนเวที รวมถึงเรื่องการใส่ แหล่งอ้างอิงข้อมูลในทุกๆ จุดที่มีการโชว์ตัวเลข กราฟ หรือผลการวิจัย และการจบ slide เพื่อเรียกแขกให้ไปที่บูท

1 วันก่อนวันงาน

ทีมที่ดูแล partner นัดเข้าไปซ้อมบนเวทีจริง วันที่ผมเข้าไป เจ้าหน้าที่แต่ละฝ่ายกำลังจัดเตรียมสถานที่ในส่วนต่างๆ อย่างขะมักเขม้น ทั้งในโถงใหญ่ที่ใช้ในช่วง key note และส่วนบูธหน้าโถงใหญ่
เมื่อได้ไปเห็นหน้างาน ผมเห็นว่าตำแหน่งของบูทที่ได้รับเป็นแผนภาพจากทีมงาน ไม่ตรงกับที่กำลังเตรียมกันอยู่ จึงแจ้งให้ทีมงานรับทราบและประสานงานต่อ ช่วงนี้ก็เกิดความสับสนขึ้นนิดหน่อย แต่สุดท้าย ทีมงานก็ประสานงานและได้ข้อสรุป ทำให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันและแก้ปัญหาได้ทัน
ระหว่างประสานงาน ต้องคุยกับทีมงานเป็นภาษาอังกฤษ ทำให้รู้ว่าทีมที่จัดงาน Cloud Summit นี้ ยกทีมกันมาจากสิงคโปร์ทั้งทีม และทีมเดียวกันนี้ก็ตระเวนจัดงานเดียวกันตามประเทศต่างๆ ด้วย เข้าใจว่าเพื่อให้งานออกมาได้มาตรฐานเดียวกันทุกงาน ซึ่งผมก็รู้สึกแบบนั้นเหมือนกันครับ คือบรรยากาศต่างๆ ในงานมันเหมือนกันกับที่ได้ไปสัมผัสจากงานที่ประเทศสิงคโปร์เลย
ตอนขึ้นไปซ้อมบนเวที ได้เห็นภาพความกว้างของห้องโถง ก็แอบรู้สึกประหม่าขึ้นมานิดหน่อยครับ สิ่งที่ทดสอบกันก็จะมี
  • ลองต่อสัญญาณภาพจากเครื่องของเรา ทำให้ทีมงานทราบว่าต้องเตรียมหัวแปลงไว้ให้ผม
  • ลองสัญญาณเสียงจากไมค์ลอยที่จะใช้ในวันจริง
  • ลองกด clicker จะได้คุ้นเคยกับจังหวะของ clicker เนื่องจาก clicker ที่ทางทีมเตรียมให้ จะคล้ายๆ วิทยุสื่อสารขนาดเล็ก และจะมีความหน่วงกว่า clicker ทั่วไปอยู่นิดหน่อย (อันนี้เข้าใจว่า มันต้องสื่อสารกับระบบของทีมงานซึ่งอยู่อีกฝั่งของโถง จึงต้องสามารส่งสัญญาณได้ไกล และความไกลทำให้มันหน่วงขึ้น แต่ก็แค่นิดเดียว)
  • ซ้อมจังหวะการสลับจอมาที่เครื่องสำหรับ demo และการสลับจอกลับ
  • slide ที่ฉายขึ้นจอใหญ่ จะไม่ใช่ slide ในเครื่องของเรา แต่จะเป็น slide ที่ทางทีมงานรวบรวมไว้จาก speaker ทุกคน และอนุญาติให้เราเข้าไปแก้ไขได้ถึงเที่ยงคืนวันนั้น เพื่อให้ทีมงานตรวจสอบความเรียบร้อยในขั้นตอนสุดท้าย ทั้งเรื่องการวาง logo (ต้องขนาดเท่ากัน และวางในระนาบเดียวกัน) และความเหมาะสมในส่วนอื่นๆ
  • มี comment ให้ปรับแก้ slide อีกนิดหน่อย จากการทดสอบดูหน้าจอจากด้านท้ายห้อง
  • brief จังหวะการขึ้นและลงเวที เมื่อ MC ประกาศเรียกและต้องรับ clicker ต่อจาก MC คือ ไม่ต้องรีบเดิน (เดี๋ยวล้ม) ให้เดินขึ้นเวทีให้เรียบร้อยแล้วค่อยรับ clicker ไม่ควรรับ clicker ระหว่างขึ้นบันได ตอนลงก็เช่นกัน ให้ส่ง clicker คืนให้ MC ให้เรียบร้อยก่อน แล้วค่อยๆ เดินลงบันได
เมื่อซักซ้อมเรียบร้อย ก็ออกมารับบัตร speaker เก็บติดตัวไว้ พรุ่งนี้จะได้ไม่วุ่นวาย ทีมงานที่ดูแลผมแนะนำการเตรียมตัวว่า วันงานจริง (พรุ่งนี้) ก่อนขึ้นพูดให้เก็บพลังไว้ก่อน พักผ่อนให้เต็มที่ ไม่ต้องรีบมาแต่เช้า และไม่ควรไปยืนรับลูกค้าที่บูทก่อนขึ้นเวที เพื่อให้เราพร้อมที่สุดบนเวที
บรรยากาศการเตรียมงานก่อนวันจริง
แจ้งทีมงานให้ประสานงานเรื่องตำแหน่งบูทให้ถูกต้อง

วันงาน

ผมไปถึงงานสายๆ หน่อย มีห้องพักสำหรับให้ speaker ได้นั่งเตรียมตัวเงียบๆ และมีห้องน้ำในตัว มีโซนอาหารให้เฉพาะ ไม่ต้องไปปะปนคับผู้ร่วมงาน วันนั้นผมคอแห้งผิดปกติ (ไม่รู้ว่าเพราะตื่นเต้นหรือเปล่า) ก็เลยต้องจิบน้ำเรื่อยๆ ห้องน้ำสำหรับผู้ร่วมงานก็อยู่ไกล การมีห้องน้ำในตัวจึงช่วยได้มาก ส่วนเรื่องอาหารนี่ ไม่ได้กินเลยครับ เพราะกลัวจะไปปวดท้อง หรือรู้สึกแน่นท้องช่วงก่อนขึ้นพูด ก็เลยปล่อยท้องว่างไว้อย่างนั้นเลย ค่อยมากินหลังลงเวทีเอา
บัตรเข้างานสำหรับ speaker ที่สามารถใช้ห้องรับรองได้
สามารถ scan QR code ในบัตร และเปิดดูรายละเอียดของงาน เช่น speaker profile ได้
ระหว่างรอเวลา ผมมีไปยืนคุยกับลูกค้าที่บูทอยู่บ้าง จนรู้สึกเพลีย และไม่อยากขึ้นเวทีด้วยความรู้สึกนี้ ก็เลยต้องแวบเข้าห้องพักสำหรับ speaker และแอบงีบอยู่ 10 นาที ช่วยให้สดชื่นขึ้นเยอะครับ (โชคดีที่ในห้องต้อนนั้น มีแค่ผมกับพี่อีกคนที่เป็น speaker เหมือนกัน และสนิทกันระดับนึง ผมเลยได้งีบในห้องนั้น)
เมื่อใกล้ถึงเวลา (20 นาทีก่อนขึ้นเวที ซึ่งเป็นช่วงพักเที่ยงด้วย) ผมก็ไปเตรียมตัวอยู่ข้างเวที เจ้าหน้าที่เข้ามาติดไมค์และทดสอบไมค์ เอาเครื่อง demo ขึ้นไปวางบนเวทีเพื่อเสียบต่อออกจอใหญ่ (ทีมงานเตรียมหัวแปลงไว้ให้แล้ว) ทดสอบระบบรอบสุดท้าย ทำความคุ้นเคยกับเวทีอีกครั้ง และลงมานั่งรออยู่หน้าเวที
เมื่อหมดเวลาพักเที่ยง MC ขึ้นไปบนเวทีเพื่อพูดตามกำหนดการและให้ผมเตรียมตัวเดินขึ้นเวที จังหวะนี้เจ้าหน้าที่จะเข้ามาประกบ เมื่อบอกจังหวะที่เราต้องเดินขึ้น ตอนแรกพอ MC เรียกชื่อผมเสร็จผมจะเดินขึ้นเลย แต่โดนเบรกไว้ก่อน เพราะมันเร็วเกินไป ต้องรอจังหวะให้เพลงดังขึ้นมาก่อน แล้วเจ้าหน้าที่ก็บอกให้ผมเดินขึ้นเวทีได้
พออยู่บนเวที ช่วงแรกผมก็ยังพูดไม่คล่องเท่าไร แต่พอเริ่มได้เห็นรอยยิ้ม เห็นการพยักหน้า ได้ยินเสียงหัวเราะจากด้านล่าง ก็เริ่มอุ่นใจมากขึ้น นาฬิกาตรงหน้าเวทีบอกว่า เวลาผ่านไป 5 นาทีแล้ว (เหลืออีกแค่ 10 นาที) รู้สึกว่าเวลาผ่านไปเร็วมา เลยต้องคุมจังหวะให้พอดี เพราะไม่อยากพูดเกินเวลาแล้วทำให้ต้องตัด demo ที่เตรียมไว้ออก การต้องคอย monitor เวลา ทำให้เสียจังหวะไปบ้าง แต่ก็ทำให้ผมสามารถคุมเวลาได้ตั้งแต่เริ่มต้น และเกลี่ยความเร็วให้พอดีกับเวลา
ระหว่างที่พูด ระบบเสียงในงานช่วยให้ผมใจเย็นลงได้ ด้วยความที่เสียงมันดังฟังชัด ทั่วทั้งห้อง แต่ก็ไม่ดังจนมันมาเข้าหูตัวเอง ไม่รู้เหมือนกันว่าเพราะผมตื่นเต้นหรือเป็นที่ระบบเสียง (แต่คิดว่าเป็นที่ระบบเสียงที่ดีด้วย) ถ้าระบบเสียงไม่ดี และผมได้ยินเสียงตัวเองดังๆ ก็คงจะตื่นเต้นเข้าไปใหญ่
พอพูดจบ ส่ง clicker ต่อให้ MC ถอดสาย เก็บเครื่องและเดินลงเวทีด้วยความรู้สึกโล่ง ก็มีเจ้าหน้าที่มาถอดไมค์ และปล่อยผมไปเป็นอิสระ เป็นอันจบภารกิจครั้งนี้คับ
หวังว่าประสบการณ์ที่นำมาเล่าให้ฟังกัน น่าจะมีประโยชน์ทั้งกับคนที่ต้องเตรียมจัดงาน event และคนที่เตรียมตัวขึ้นพูดบนเวทีต่างๆ อยู่บ้าง ไว้เจอกันใหม่ในบทความครั้งหน้าครับ

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s